Office 365: فوائد العمل الجماعي

الصورة: Viewimage | Dreamstime

تعمل سحابة البيانات الكبيرة على تحسين العمل الجماعي – ومع ذلك ، سأبدأ بالنظر إلى مصدر الإمكانات الهائلة لهذا البرنامج عند استخدامه للتعاون.

إذا كنت قد استخدمت تراخيص أدوات Microsoft القياسية حتى الآن ، فربما تكون على دراية جيدة بمدى عبء استخدامها في مجموعة أكبر. يجب نسخ الملفات بشكل مستمر ونقلها إلى وسائط خارجية أو إرسالها مع مرفقات في رسائل البريد الإلكتروني. تسبب هذا في مشاكل اتصال مختلفة للفريق بأكمله وغالبًا ما أدى ليس فقط إلى الأخطاء ، ولكن أيضًا إلى زيادة وقت تنفيذ المشروع.

في حالة Office 365 ، يختفي هذا الإزعاج تمامًا. بادئ ذي بدء ، تتوفر جميع الأدوات المتوفرة في الحزمة المحددة على مستوى متصفح الويب. يمكنك تثبيت هذه البرامج ماديًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، ولكن لا يوجد ما يمنعك من استخدامها على جهازك المحمول. لا يختلف كلا الحلين في الوظائف والمطلب الوحيد لإصدار المتصفح هو الوصول إلى الإنترنت.

ومع ذلك ، كجزء من حزمها ، تقدم Microsoft أيضًا خدمة OneDrive ، والتي ربما تكون معروفة جيدًا لمعظم الناس. هذا مجرد تخزين سحابي ، تصل سعته في هذه الحالة إلى 1 تيرابايت. بالنظر إلى أننا نتعامل مع حزمة برامج مكتبية ، فهذه كمية هائلة من البيانات التي لن تكون موجودة بالتأكيد.

بدمج هاتين الميزتين ، نحصل على أداة مثالية تقريبًا للعمل الجماعي. من المهم ملاحظة أن فريق الموظفين لا يجب أن يكون في نفس الغرفة أو حتى في نفس المبنى. يمكن للأشخاص الذين يعملون عن بعد التعاون بسلاسة ، حتى لو تم فصلهم فعليًا بآلاف الأميال. يتم تخزين البيانات التي تم إنشاؤها في البرنامج في سحابة بيانات آمنة للغاية ويمكن استخدامها لأكثر من مجرد مشاركة. يمكن تحرير الملف بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت ، وستظهر جميع التغييرات التي تم إجراؤها عليه على الفور في الوقت الفعلي.

يعد OneDrive آمنًا جدًا للاستخدام

أدرك أن العديد من رواد الأعمال لا يزالون غير متأكدين من استضافة البيانات في السحابة. قامت Microsoft بتعيين الشريط عاليًا جدًا لنفسها من خلال إنشاء أداة OneDrive ، مما يجعل أعلى مستوى ممكن من الأمان هو أولويتها المطلقة. كمستخدم ، بالطبع ، تحصل على الكثير من الخيارات لتخصيص الوصول إلى المعلومات التي تم جمعها في السحابة ، بما في ذلك كيفية الإدارة والتحرير.

ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن الخدمة بأكملها تعمل على أساس عدد من أنظمة الأمان المتخصصة. لا عجب أن الشركة المصنعة تمكنت من تلبية متطلبات معيار ISO 27018 الصارم فيما يتعلق بحماية البيانات. في هذه الحالة ، يتم تشفير جميع الملفات ورسائل البريد الإلكتروني باستخدام طريقة TLS. المستوى التالي من التشفير هو PFS أو Perfect Forward Secrecy. يتم توفير المعلومات المرسلة بمفتاحين مؤقتين للتشفير. هناك سبب لاستخدام هذا المعيار أيضًا من قبل عمالقة مثل Twitter.

من المهم ملاحظة أنه يتم الإبلاغ عن أي وصول غير مصرح به إلى البيانات على الفور. لا يتلقى المستخدم رسالة بريد إلكتروني تحتوي على تحذير فحسب ، بل يتلقى أيضًا رسالة يتم إرسالها مباشرة إلى الهاتف المحمول كرسالة SMS. كل هذا يضمن مستوى عالٍ من الأمان ويسمح لفريق كبير من الأشخاص بالعمل بكفاءة وسلاسة ، حتى عندما لا يكونون على اتصال جسدي مع بعضهم البعض.

Exchange Online يحسن Outlook

من المزايا المهمة الأخرى المرتبطة بتسهيل العمل في فريق كبير وجود أداة Exchange Online إضافية. ومع ذلك ، أحذرك على الفور من أنك لن تجده في حزمة Office 365 Business الأساسية. إنه يأتي في إصدارات Premium و Essentials ، وفي رأيي ، إذا كان لهذا السبب فقط ، فإنه يستحق بالفعل شراء الحزمة الأعلى.

معظم رواد الأعمال على دراية بالفرص التي يوفرها برنامج Microsoft Outlook. هنا نصل مرة أخرى إلى الأداة على مستوى متصفح الويب ، بحيث يمكنك تشغيلها حتى على جهاز لوحي أو هاتف محمول. يوسع Exchange Online قدراته وسيكون خيارًا رائعًا ، خاصةً لتلك الشركات التي لديها العديد من العاملين الميدانيين.

الأداة نفسها عبارة عن صندوق بريد إضافي ، فردي لكل مستخدم يستخدم هذه الحزمة. المساحة المتوفرة للرسائل تصل إلى 50 جيجا بايت. يؤدي الجمع بين كلا البرنامجين إلى إنشاء مجموعة خاصة تسهل إدارة فريق كبير من الأشخاص. من بين أشياء أخرى ، يمكنك ملء تقويم الاجتماع وإتاحته عن بُعد لجميع الموظفين. إنه أيضًا رائع لجدولة الاجتماعات مع العملاء. لا يمكن الوصول إلى المعلومات التي تم إنشاؤها باستخدام كلتا الأداتين إلا في شكل قابل للقراءة أو قابل للتحرير ، وبالطبع تكون أي تغييرات مرئية دائمًا على الفور.

Teams و Yammer و PowerApps

أحد الإضافات الرئيسية ، وفي رأيي ، الأكثر جاذبية هي الأوامر. هذا التطبيق مخصص للعمل الجماعي لفرق من مختلف الأحجام ويسمح لك بإنشاء هياكل بيانات متعلقة بهذا الأمر. بالإضافة إلى ذلك ، يسمح لك بتشغيل تطبيقات أخرى توفر وظائف متنوعة لأمر معين.

يبدو إنشاء Yammer أيضًا مثيرًا للاهتمام ، على الرغم من أنه لا يحظى بشعبية كبيرة في بلدنا ، ولكن في رأيي ، فإنه يستحق التحقق من إمكاناته. ينشئ التطبيق نوعًا من الشبكات الاجتماعية داخل شركة أو شركة معينة. هذه أداة مصممة للعمل في فريق كبير. في إطار البرنامج ، من الممكن إنشاء مجموعات منفصلة من المستخدمين ، على سبيل المثال ، وفقًا لمشاريعهم. بناءً على التكوين ، قد تتواصل مجموعات المستخدمين هذه مع بعضها البعض وتشارك البيانات ، أو قد يتم إخفاء المعلومات داخل مجموعة مستخدمين معينة عن الآخرين.

تجدر الإشارة أيضًا إلى أنه يمكنك كتابة تطبيقاتك الخاصة باستخدام خدمة PowerApps ، والتي يمكن توفيرها بطريقة بسيطة إلى حد ما ولا تتطلب مهارات برمجة واسعة النطاق. تتكامل كل هذه الوظائف الإضافية جيدًا مع بعضها البعض ، ويتم تخزين البيانات في منطقة هذا الأمر. هذا يضمن التشغيل الآمن ويزيد من كفاءته بشكل كبير. يعد Teams حلاً مثاليًا لتنفيذ المهام والمشاريع من قبل مجموعة من الأشخاص ، كما أنه يعمل أيضًا كمراسلة دردشة ومكالمات فيديو. يتم تخزين تاريخ المحادثات والمحادثات داخل الفريق. إذا كنت سأصف في جملة واحدة مدى جودة الفرق ، فسيبدو الأمر هكذا. “بعد أن قرأت Teams وعملت فيه ، لا أستطيع أن أتخيل تنفيذ المشاريع بدون مشاركته.”

يساعدك Office 365 على تحسين تكاليفك

أخيرًا ، أود أيضًا أن أقول بضع كلمات حول التكاليف المرتبطة باختيار هذا الحل. إذا كان لدى شركتك العديد من الموظفين الذين يستخدمون البرامج التي طورتها Microsoft ، فإن شراء Office 365 (بغض النظر عن الخيار الذي تختاره) يحسن التكاليف. في النموذج القياسي ، سيطلب كل مستخدم ، أي الموظف الذي يستخدم هذه الأدوات ، ترخيصًا منفصلاً. في حالة الحزمة التي وصفتها ، تحصل على تراخيص أكثر بكثير مقابل رسم واحد – 15 في المجموع.

القاعدة هنا بسيطة ، حزمة واحدة تم شراؤها:

  • 5 تراخيص لأجهزة الكمبيوتر (يمكن أن تكون أجهزة كمبيوتر شخصي أو أجهزة Mac) ؛
  • 5 تراخيص للأجهزة اللوحية ؛
  • 5 تراخيص للاستخدام على الهواتف المحمولة.

مع وجود فرق أكبر من الموظفين ، خاصةً عندما يعمل معظمهم في الميدان أو عن بُعد ، فإن هذا يمنح الشركة ميزة مالية ضخمة. يجب أن تتذكر أيضًا أن تتمكن دائمًا من الوصول إلى أحدث إصدارات البرنامج. في الإصدار الكلاسيكي ، إذا اشتريت ، على سبيل المثال ، برنامج Microsoft Office 2016 ، فلن يكون التحديث إلى البرامج الأحدث ممكنًا إلا بعد تغيير الترخيص. في حالة Office 365 ، يتم تضمين التحديثات بالفعل في السعر ، وطالما أن الاشتراك يؤتي ثماره ، فهناك دائمًا وصول إلى أحدث الحلول التي تقدمها الشركة المصنعة.