Office 365: os benefícios do trabalho em equipe

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Big Data Cloud melhora o trabalho em equipe – No entanto, vou começar analisando de onde vem o enorme potencial deste software quando usado para colaboração.

Se você usou as licenças de ferramentas padrão da Microsoft até agora, provavelmente está ciente de como era difícil usá-las em um grupo maior. Os arquivos tinham que ser constantemente copiados e movidos para mídia externa ou enviados com anexos em mensagens de e-mail. Isso causou vários problemas de comunicação para toda a equipe e muitas vezes levou não apenas a erros, mas também a um aumento no tempo de implementação do projeto.

No caso do Office 365, esse inconveniente desaparece completamente. Em primeiro lugar, todas as ferramentas oferecidas no pacote selecionado estão disponíveis no nível do navegador da web. Você pode instalar esses programas fisicamente em seu computador, mas nada impede você de usá-los em seu dispositivo móvel. Ambas as soluções não diferem em funcionalidade e o único requisito para a versão do navegador é o acesso à Internet.

No entanto, como parte de seus pacotes, a Microsoft também oferece o serviço OneDrive, provavelmente bem conhecido da maioria das pessoas. Este é apenas o armazenamento em nuvem, cuja capacidade, neste caso, é de até 1 TB. Dado que estamos lidando com um pacote de software de escritório, essa é uma quantidade enorme de dados que definitivamente não estará lá.

Combinando essas duas vantagens, obtemos uma ferramenta quase ideal para o trabalho em grupo. É importante notar que uma equipe de funcionários não precisa estar na mesma sala ou mesmo no mesmo prédio. As pessoas que trabalham remotamente podem colaborar perfeitamente, mesmo que estejam fisicamente separadas por milhares de quilômetros. Os dados criados no software são armazenados em uma nuvem de dados altamente segura e podem ser usados ​​para mais do que apenas compartilhar. O arquivo pode ser editado por muitas pessoas ao mesmo tempo, e todas as alterações feitas nele são imediatamente visíveis em tempo real.

O OneDrive é muito seguro de usar

Entendo que muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre a hospedagem de dados na nuvem. A Microsoft estabeleceu um padrão muito alto para si mesma ao criar a ferramenta OneDrive, tornando o mais alto nível possível de segurança sua prioridade absoluta. Como usuário, é claro, você tem muitas opções para personalizar o acesso às informações coletadas na nuvem, incluindo como gerenciar e editar.

No entanto, importa referir que todo o serviço funciona com base em vários sistemas de segurança especializados. Não é à toa que o fabricante conseguiu atender aos requisitos da rígida norma ISO 27018 em relação à proteção de dados. Nesse caso, todos os arquivos e mensagens de e-mail são criptografados usando o método TLS. O próximo nível de criptografia é PFS ou Perfect Forward Secrecy. As informações transmitidas são fornecidas com duas chaves de criptografia temporárias. Há uma razão pela qual esse padrão também é usado por gigantes como o Twitter.

É importante observar que qualquer acesso não autorizado aos dados é relatado imediatamente. O usuário recebe não apenas um e-mail com um aviso, mas também uma mensagem enviada diretamente para o celular como SMS. Tudo isso garante um nível de segurança realmente alto e permite que uma grande equipe de pessoas trabalhe com eficiência e facilidade, mesmo quando não estão em contato físico umas com as outras.

O Exchange Online aprimora o Outlook

Outro benefício significativo associado a facilitar o trabalho em uma equipe grande é a presença de uma ferramenta adicional do Exchange Online. No entanto, aviso imediatamente que você não o encontrará no pacote básico do Office 365 Business. Ele vem nas versões Premium e Essentials e, na minha opinião, mesmo que apenas por esse motivo, realmente vale a pena optar pelo pacote mais alto.

A maioria dos empreendedores está familiarizada com as oportunidades oferecidas pelo software Microsoft Outlook. Aqui novamente acessamos a ferramenta no nível do navegador da web, para que você possa executá-la mesmo em um tablet ou celular. O Exchange Online expande seus recursos e será uma ótima opção, especialmente para aquelas empresas que possuem muitos trabalhadores de campo.

A própria ferramenta é uma caixa de correio adicional, individual para cada usuário que utiliza este pacote. O espaço disponível para mensagens é de até 50 GB. A combinação de ambos os programas cria uma combinação especial que facilita o gerenciamento de uma grande equipe de pessoas. Entre outras coisas, você pode preencher o calendário de reuniões e disponibilizá-lo remotamente para todos os funcionários. Também é ótimo para agendar reuniões com clientes. As informações criadas com ambas as ferramentas só podem ser acessadas de forma legível ou editável e, claro, todas as alterações são sempre imediatamente visíveis.

Equipes, Yammer e PowerApps

Uma das principais adições e, na minha opinião, a mais atraente são os comandos. Esta aplicação destina-se ao trabalho em grupo de equipas de várias dimensões e permite criar estruturas de dados relacionadas com este comando. Além disso, permite iniciar outros aplicativos que fornecem várias funções a um determinado comando.

A configuração do Yammer também parece interessante, embora não seja muito popular em nosso país, mas na minha opinião vale a pena conferir suas capacidades. O aplicativo cria uma espécie de rede social dentro de uma determinada empresa ou corporação. Esta é uma ferramenta projetada para trabalhar em uma grande equipe. Dentro da estrutura do programa, é possível criar grupos separados de usuários, por exemplo, de acordo com seus projetos. Dependendo da configuração, esses grupos de usuários podem se comunicar entre si e compartilhar dados, ou as informações de um determinado grupo de usuários podem ser ocultadas de outros.

Também vale a pena notar que você pode escrever seus próprios aplicativos com o serviço PowerApps, que pode ser provisionado de maneira bastante simples e não requer grandes habilidades de programação. Todos esses complementos se integram bem entre si, e os dados são armazenados na área deste comando. Isso garante uma operação segura e aumenta significativamente sua eficiência. O Teams é uma solução ideal para a implementação de tarefas e projetos por um grupo de pessoas, pois também funciona como mensageiro de bate-papo e videochamadas. O histórico de conversas e conversas é armazenado dentro da equipe. Se eu fosse descrever em uma frase como as equipes são boas, soaria assim. “Tendo lido o Teams e trabalhado nele, não consigo imaginar a implementação de projetos sem a participação dele.”

O Office 365 ajuda você a otimizar seus custos

Por último, devo também dizer algumas palavras sobre os custos associados à escolha desta solução. Se sua empresa possui muitos funcionários que utilizam softwares desenvolvidos pela Microsoft, a compra do Office 365 (independentemente da opção escolhida) otimiza os custos. No formulário padrão, cada usuário, ou seja, o funcionário que usa essas ferramentas, precisará de uma licença separada. No caso do pacote que descrevi, você obtém muito mais licenças por uma taxa – 15 no total.

A regra aqui é simples, um pacote comprado:

  • 5 licenças de computador (podem ser dispositivos PC ou Mac);
  • 5 licenças para tablets;
  • 5 licenças para uso em telefones celulares.

Com equipes maiores de funcionários, principalmente quando a maioria trabalha em campo ou apenas remotamente, isso dá à empresa uma enorme vantagem financeira. Você também deve se lembrar de sempre ter acesso às versões mais recentes do software. Na versão clássica, se você comprou, por exemplo, o software Microsoft Office 2016, a atualização para programas mais recentes só será possível após a alteração da licença. No caso do Office 365, as atualizações já estão incluídas no preço, portanto, enquanto a assinatura valer a pena, sempre há acesso às soluções mais recentes oferecidas pelo fabricante.