Office 365: Die Vorteile der Teamarbeit

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Big Data Cloud verbessert die Teamarbeit – Ich beginne jedoch mit einem Blick darauf, woher das enorme Potenzial dieser Software kommt, wenn sie für die Zusammenarbeit verwendet wird.

Wenn Sie bisher die Standard-Tool-Lizenzen von Microsoft verwendet haben, wissen Sie wahrscheinlich, wie mühsam es war, sie in einer größeren Gruppe zu verwenden. Dateien mussten ständig kopiert und auf externe Medien verschoben oder mit Anhängen in E-Mail-Nachrichten versendet werden. Dies verursachte verschiedene Kommunikationsprobleme für das gesamte Team und führte oft nicht nur zu Fehlern, sondern auch zu einer Verlängerung der Projektumsetzungszeit.

Im Fall von Office 365 verschwindet diese Unannehmlichkeit vollständig. Zunächst einmal sind alle im ausgewählten Paket angebotenen Tools auf Webbrowser-Ebene verfügbar. Sie können diese Programme physisch auf Ihrem Computer installieren, aber nichts hindert Sie daran, sie auf Ihrem mobilen Gerät zu verwenden. Beide Lösungen unterscheiden sich in der Funktionalität nicht und die einzige Voraussetzung für die Browserversion ist ein Internetzugang.

Allerdings bietet Microsoft im Rahmen seiner Pakete auch den wohl den meisten bekannten Dienst OneDrive an. Dies ist nur ein Cloud-Speicher, dessen Kapazität in diesem Fall bis zu 1 TB beträgt. Da wir es mit einem Office-Softwarepaket zu tun haben, ist dies eine riesige Datenmenge, die definitiv nicht vorhanden sein wird.

Durch die Kombination dieser beiden Vorteile erhalten wir ein nahezu ideales Werkzeug für die Gruppenarbeit. Es ist wichtig zu beachten, dass sich ein Team von Mitarbeitern nicht im selben Raum oder sogar im selben Gebäude befinden muss. Menschen, die remote arbeiten, können nahtlos zusammenarbeiten, selbst wenn sie Tausende von Kilometern physisch voneinander getrennt sind. Die in der Software erstellten Daten werden in einer hochsicheren Datenwolke gespeichert und können für mehr als nur das Teilen verwendet werden. Die Datei kann von vielen Personen gleichzeitig bearbeitet werden und alle daran vorgenommenen Änderungen sind sofort in Echtzeit sichtbar.

OneDrive ist sehr sicher zu verwenden

Ich verstehe, dass viele Unternehmer immer noch unsicher sind, ob sie Daten in der Cloud hosten. Microsoft hat sich mit dem Tool OneDrive die Messlatte sehr hoch gelegt und höchste Sicherheit zur absoluten Priorität gemacht. Als Benutzer erhalten Sie natürlich viele Optionen, um den Zugriff auf die in der Cloud gesammelten Informationen anzupassen, einschließlich der Verwaltung und Bearbeitung.

Es sollte jedoch beachtet werden, dass der gesamte Dienst auf der Grundlage einer Reihe spezialisierter Sicherheitssysteme funktioniert. Kein Wunder, dass es dem Hersteller gelungen ist, die Anforderungen der strengen Norm ISO 27018 bezüglich Datenschutz zu erfüllen. In diesem Fall werden alle Dateien und E-Mail-Nachrichten mit dem TLS-Verfahren verschlüsselt. Die nächste Verschlüsselungsstufe ist PFS oder Perfect Forward Secrecy. Die übertragenen Informationen werden mit zwei temporären Verschlüsselungsschlüsseln versehen. Nicht umsonst wird dieser Standard auch von Giganten wie Twitter verwendet.

Es ist wichtig zu beachten, dass jeder unbefugte Zugriff auf Daten sofort gemeldet wird. Der Benutzer erhält nicht nur eine E-Mail mit einer Warnung, sondern auch eine Nachricht, die als SMS direkt auf das Mobiltelefon gesendet wird. All dies garantiert ein wirklich hohes Maß an Sicherheit und ermöglicht es einem großen Team von Menschen, effizient und reibungslos zu arbeiten, auch wenn sie nicht in physischem Kontakt miteinander stehen.

Exchange Online verbessert Outlook

Ein weiterer wesentlicher Vorteil, der mit der Erleichterung der Arbeit in einem großen Team verbunden ist, ist das Vorhandensein eines zusätzlichen Exchange Online-Tools. Ich warne Sie jedoch sofort, dass Sie es nicht im Basispaket von Office 365 Business finden werden. Es ist in den Versionen Premium und Essentials erhältlich, und meiner Meinung nach lohnt es sich schon deshalb, sich für das höhere Paket zu entscheiden.

Die meisten Unternehmer kennen die Möglichkeiten, die die Software Microsoft Outlook bietet. Hier greifen wir wieder auf Webbrowser-Ebene auf das Tool zu, sodass Sie es sogar auf einem Tablet oder Mobiltelefon ausführen können. Exchange Online erweitert seine Möglichkeiten und wird eine großartige Option sein, insbesondere für Unternehmen mit vielen Außendienstmitarbeitern.

Das Tool selbst ist ein zusätzliches Postfach, individuell für jeden Benutzer, der dieses Paket verwendet. Der verfügbare Speicherplatz für Nachrichten beträgt bis zu 50 GB. Die Kombination beider Programme schafft eine besondere Kombination, die es einfacher macht, ein großes Team von Menschen zu führen. Unter anderem können Sie den Besprechungskalender ausfüllen und allen Mitarbeitern aus der Ferne zur Verfügung stellen. Es eignet sich auch hervorragend für die Planung von Besprechungen mit Kunden. Mit beiden Tools erstellte Informationen sind nur in lesbarer bzw. editierbarer Form abrufbar und Änderungen sind natürlich immer sofort sichtbar.

Teams, Yammer und PowerApps

Eine der wichtigsten Ergänzungen und meiner Meinung nach die attraktivste sind die Befehle. Diese Anwendung ist für die Gruppenarbeit von Teams unterschiedlicher Größe gedacht und ermöglicht es Ihnen, Datenstrukturen für diesen Befehl zu erstellen. Darüber hinaus können Sie andere Anwendungen starten, die verschiedene Funktionen für einen bestimmten Befehl bereitstellen.

Das Einrichten von Yammer sieht auch interessant aus, obwohl es in unserem Land nicht sehr beliebt ist, aber meiner Meinung nach lohnt es sich, seine Fähigkeiten zu überprüfen. Die Anwendung schafft eine Art soziales Netzwerk innerhalb eines bestimmten Unternehmens oder Konzerns. Dies ist ein Tool, das für die Arbeit in einem großen Team entwickelt wurde. Im Rahmen des Programms ist es möglich, eigene Benutzergruppen beispielsweise nach ihren Projekten zu bilden. Je nach Konfiguration können diese Benutzergruppen miteinander kommunizieren und Daten austauschen oder Informationen innerhalb einer bestimmten Benutzergruppe können vor anderen verborgen werden.

Es ist auch erwähnenswert, dass Sie Ihre eigenen Anwendungen mit dem PowerApps-Dienst schreiben können, der auf relativ einfache Weise bereitgestellt werden kann und keine umfangreichen Programmierkenntnisse erfordert. Alle diese Add-Ons lassen sich gut miteinander integrieren, und die Daten werden im Bereich dieses Befehls gespeichert. Dies gewährleistet einen sicheren Betrieb und steigert die Effizienz erheblich. Teams ist eine ideale Lösung für die Umsetzung von Aufgaben und Projekten durch eine Gruppe von Personen, da es auch als Chat-Messenger und Videoanrufe fungiert. Der Verlauf von Gesprächen und Konversationen wird innerhalb des Teams gespeichert. Wenn ich in einem Satz beschreiben müsste, wie gut die Mannschaften sind, würde das so klingen. „Nachdem ich Teams gelesen und darin gearbeitet habe, kann ich mir die Umsetzung von Projekten ohne seine Teilnahme nicht vorstellen.“

Office 365 hilft Ihnen, Ihre Kosten zu optimieren

Abschließend möchte ich noch ein paar Worte zu den Kosten sagen, die mit der Wahl dieser Lösung verbunden sind. Wenn Ihr Unternehmen viele Mitarbeiter hat, die von Microsoft entwickelte Software verwenden, optimiert der Kauf von Office 365 (egal für welche Option Sie sich entscheiden) die Kosten. In der Standardform benötigt jeder Benutzer, also der Mitarbeiter, der diese Tools verwendet, eine separate Lizenz. Im Fall des von mir beschriebenen Pakets erhalten Sie für eine Gebühr viel mehr Lizenzen – insgesamt 15.

Die Regel hier ist einfach, ein gekauftes Paket:

  • 5 Computerlizenzen (können PC- oder Mac-Geräte sein);
  • 5 Lizenzen für Tablets;
  • 5 Lizenzen zur Verwendung auf Mobiltelefonen.

Bei größeren Teams von Mitarbeitern, insbesondere wenn die meisten von ihnen im Außendienst oder nur remote arbeiten, verschafft dies dem Unternehmen einen enormen finanziellen Vorteil. Sie sollten auch daran denken, immer Zugriff auf die neuesten Versionen der Software zu haben. Wenn Sie in der klassischen Version beispielsweise Microsoft Office 2016-Software gekauft haben, ist ein Update auf neuere Programme nur nach einem Lizenzwechsel möglich. Bei Office 365 sind Updates bereits im Preis enthalten, so dass solange sich das Abonnement rechnet, immer Zugriff auf die neusten Lösungen des Herstellers angeboten wird.