Office 365: Los beneficios del trabajo en equipo

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Big Data Cloud mejora el trabajo en equipo: sin embargo, comenzaré analizando de dónde proviene el enorme potencial de este software cuando se utiliza para la colaboración.

Si ha usado las licencias de herramientas estándar de Microsoft hasta ahora, probablemente sepa lo engorroso que era usarlas en un grupo más grande. Los archivos tenían que copiarse y moverse constantemente a medios externos o enviarse con archivos adjuntos en mensajes de correo electrónico. Esto provocó varios problemas de comunicación para todo el equipo y, a menudo, no solo provocó errores, sino también un aumento en el tiempo de implementación del proyecto.

En el caso de Office 365, este inconveniente desaparece por completo. En primer lugar, todas las herramientas que se ofrecen en el paquete seleccionado están disponibles a nivel del navegador web. Puede instalar estos programas físicamente en su computadora, pero no hay nada que le impida usarlos en su dispositivo móvil. Ambas soluciones no difieren en funcionalidad y el único requisito para la versión del navegador es el acceso a Internet.

Sin embargo, como parte de sus paquetes, Microsoft también ofrece el servicio OneDrive, probablemente muy conocido por la mayoría de la gente. Esto es solo almacenamiento en la nube, cuya capacidad en este caso es de hasta 1 TB. Dado que estamos tratando con un paquete de software de oficina, esta es una gran cantidad de datos que definitivamente no estarán allí.

Combinando ambas ventajas, obtenemos una herramienta casi ideal para el trabajo en grupo. Es importante tener en cuenta que un equipo de empleados no tiene que estar en la misma habitación o incluso en el mismo edificio. Las personas que trabajan de forma remota pueden colaborar sin problemas, incluso si están separados físicamente por miles de kilómetros. Los datos creados en el software se almacenan en una nube de datos altamente segura y se pueden usar para algo más que compartir. El archivo puede ser editado por muchas personas al mismo tiempo, y todos los cambios realizados en él son inmediatamente visibles en tiempo real.

OneDrive es muy seguro de usar

Entiendo que muchos empresarios todavía no están seguros de alojar datos en la nube. Microsoft se ha puesto el listón muy alto al crear la herramienta OneDrive, haciendo del mayor nivel posible de seguridad su prioridad absoluta. Como usuario, por supuesto, tiene muchas opciones para personalizar el acceso a la información recopilada en la nube, incluida la forma de administrar y editar.

Sin embargo, cabe señalar que todo el servicio funciona sobre la base de una serie de sistemas de seguridad especializados. No es de extrañar que el fabricante haya conseguido cumplir los requisitos de la estricta norma ISO 27018 en materia de protección de datos. En este caso, todos los archivos y mensajes de correo electrónico se cifran mediante el método TLS. El siguiente nivel de cifrado es PFS o Perfect Forward Secrecy. La información transmitida se proporciona con dos claves de cifrado temporales. Hay una razón por la que gigantes como Twitter también utilizan este estándar.

Es importante señalar que cualquier acceso no autorizado a los datos se informa de inmediato. El usuario recibe no solo un correo electrónico con una advertencia, sino también un mensaje enviado directamente al teléfono móvil en forma de SMS. Todo esto garantiza un nivel de seguridad realmente alto y permite que un gran equipo de personas trabaje de manera eficiente y fluida, incluso cuando no están en contacto físico entre sí.

Exchange Online mejora Outlook

Otro beneficio significativo asociado con facilitar el trabajo en un equipo grande es la presencia de una herramienta adicional de Exchange Online. Sin embargo, le advierto de inmediato que no lo encontrará en el paquete básico de Office 365 Business. Viene en versiones Premium y Essentials, y en mi opinión, aunque solo sea por esa razón, realmente vale la pena optar por el paquete superior.

La mayoría de los empresarios están familiarizados con las oportunidades que ofrece el software Microsoft Outlook. Aquí volvemos a acceder a la herramienta a nivel de navegador web, por lo que puedes ejecutarla incluso en una tablet o teléfono móvil. Exchange Online amplía sus capacidades y será una gran opción, especialmente para aquellas empresas que cuentan con muchos trabajadores de campo.

La herramienta en sí es un buzón adicional, individual para cada usuario que utiliza este paquete. El espacio disponible para mensajes es de hasta 50 GB. La combinación de ambos programas crea una combinación especial que facilita la gestión de un gran equipo de personas. Entre otras cosas, puede completar el calendario de reuniones y ponerlo a disposición de todos los empleados de forma remota. También es ideal para programar reuniones con clientes. Solo se puede acceder a la información creada con ambas herramientas en forma legible o editable y, por supuesto, cualquier cambio siempre es visible de inmediato.

Equipos, Yammer y PowerApps

Uno de los añadidos clave y, en mi opinión, el más atractivo son los mandos. Esta aplicación está destinada al trabajo en grupo de equipos de varios tamaños y le permite crear estructuras de datos relacionadas con este comando. Además, le permite iniciar otras aplicaciones que brindan varias funciones a un comando dado.

La configuración de Yammer también parece interesante, aunque no es muy popular en nuestro país, pero en mi opinión vale la pena comprobar sus capacidades. La aplicación crea una especie de red social dentro de una determinada empresa o corporación. Esta es una herramienta diseñada para trabajar en un gran equipo. En el marco del programa, es posible crear grupos separados de usuarios, por ejemplo, de acuerdo con sus proyectos. Según la configuración, estos grupos de usuarios pueden comunicarse entre sí y compartir datos, o la información dentro de un grupo de usuarios determinado puede ocultarse a los demás.

También vale la pena señalar que puede escribir sus propias aplicaciones con el servicio PowerApps, que se puede aprovisionar de una manera bastante simple y no requiere grandes habilidades de programación. Todos estos complementos se integran bien entre sí y los datos se almacenan en el área de este comando. Esto garantiza un funcionamiento seguro y aumenta significativamente su eficiencia. Teams es una solución ideal para la implementación de tareas y proyectos por parte de un grupo de personas, ya que también funciona como mensajero de chat y videollamadas. El historial de conversaciones y conversaciones se almacena dentro del equipo. Si tuviera que describir en una frase lo buenos que son los equipos, sonaría así. «Habiendo leído Teams y trabajado en él, no puedo imaginar la implementación de proyectos sin su participación».

Office 365 te ayuda a optimizar tus costes

Finalmente, también debo decir algunas palabras sobre los costos asociados con la elección de esta solución. Si tu empresa tiene muchos empleados que usan software desarrollado por Microsoft, comprar Office 365 (independientemente de la opción que elijas) optimiza los costos. En el formulario estándar, cada usuario, es decir, el empleado que utiliza estas herramientas, requerirá una licencia por separado. En el caso del paquete que describí, obtienes muchas más licencias por una tarifa: 15 en total.

La regla aquí es simple, un paquete comprado:

  • 5 licencias de computadora (pueden ser dispositivos PC o Mac);
  • 5 licencias para tabletas;
  • 5 licencias para uso en teléfonos móviles.

Con equipos más grandes de empleados, especialmente cuando la mayoría de ellos trabajan en el campo o simplemente de forma remota, esto le da a la empresa una gran ventaja financiera. También debe recordar tener siempre acceso a las últimas versiones del software. En la versión clásica, si compró, por ejemplo, el software Microsoft Office 2016, la actualización a programas más nuevos solo será posible después de cambiar la licencia. En el caso de Office 365, las actualizaciones ya están incluidas en el precio, por lo que mientras la suscripción valga la pena, siempre hay acceso a las últimas soluciones que ofrece el fabricante.