Office 365 : les avantages du travail en équipe

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Le Big Data Cloud améliore le travail d’équipe – Cependant, je commencerai par examiner d’où vient l’énorme potentiel de ce logiciel lorsqu’il est utilisé pour la collaboration.

Si vous avez utilisé les licences d’outils standard de Microsoft jusqu’à présent, vous savez probablement à quel point il était difficile de les utiliser dans un groupe plus important. Les fichiers devaient être constamment copiés et déplacés vers des supports externes ou envoyés avec des pièces jointes dans des messages électroniques. Cela a causé divers problèmes de communication pour toute l’équipe et a souvent conduit non seulement à des erreurs, mais également à une augmentation du temps de mise en œuvre du projet.

Dans le cas d’Office 365, ce désagrément disparaît complètement. Tout d’abord, tous les outils proposés dans le package sélectionné sont disponibles au niveau du navigateur Web. Vous pouvez installer ces programmes physiquement sur votre ordinateur, mais rien ne vous empêche de les utiliser sur votre appareil mobile. Ces deux solutions ne diffèrent pas par leurs fonctionnalités et la seule exigence pour la version du navigateur est l’accès à Internet.

Cependant, dans le cadre de ses forfaits, Microsoft propose également le service OneDrive, probablement bien connu du plus grand nombre. Il s’agit simplement d’un stockage en nuage, dont la capacité dans ce cas peut atteindre 1 To. Etant donné qu’on a affaire à un progiciel bureautique, c’est une énorme quantité de données qui ne seront certainement pas là.

En combinant ces deux avantages, nous obtenons un outil presque idéal pour le travail de groupe. Il est important de noter qu’une équipe d’employés n’a pas à être dans la même pièce ou même dans le même bâtiment. Les personnes travaillant à distance peuvent collaborer de manière transparente, même si elles sont physiquement séparées par des milliers de kilomètres. Les données créées dans le logiciel sont stockées dans un nuage de données hautement sécurisé et peuvent être utilisées pour plus qu’un simple partage. Le fichier peut être modifié par plusieurs personnes en même temps, et toutes les modifications qui y sont apportées sont immédiatement visibles en temps réel.

OneDrive est très sûr à utiliser

Je comprends que de nombreux entrepreneurs hésitent encore à héberger des données dans le cloud. Microsoft s’est mis la barre très haute en créant l’outil OneDrive, faisant du niveau de sécurité le plus élevé possible sa priorité absolue. En tant qu’utilisateur, bien sûr, vous disposez de nombreuses options pour personnaliser l’accès aux informations collectées dans le cloud, y compris la gestion et la modification.

Cependant, il convient de noter que l’ensemble du service fonctionne sur la base d’un certain nombre de systèmes de sécurité spécialisés. Pas étonnant que le fabricant ait réussi à répondre aux exigences de la stricte norme ISO 27018 en matière de protection des données. Dans ce cas, tous les fichiers et e-mails sont cryptés à l’aide de la méthode TLS. Le niveau de cryptage suivant est PFS ou Perfect Forward Secrecy. Les informations transmises sont fournies avec deux clés de cryptage temporaires. Il y a une raison pour laquelle cette norme est également utilisée par des géants comme Twitter.

Il est important de noter que tout accès non autorisé aux données est signalé immédiatement. L’utilisateur reçoit non seulement un e-mail avec un avertissement, mais également un message envoyé directement sur le téléphone mobile sous forme de SMS. Tout cela garantit un très haut niveau de sécurité et permet à une grande équipe de personnes de travailler efficacement et sans heurts, même lorsqu’elles ne sont pas en contact physique les unes avec les autres.

Exchange Online améliore Outlook

Un autre avantage important associé à la facilité de travail dans une grande équipe est la présence d’un outil Exchange Online supplémentaire. Cependant, je vous préviens immédiatement que vous ne le trouverez pas dans le package Office 365 Business de base. Il existe en versions Premium et Essentials, et à mon avis, ne serait-ce que pour cette raison, cela vaut vraiment la peine d’opter pour le package supérieur.

La plupart des entrepreneurs connaissent les opportunités offertes par le logiciel Microsoft Outlook. Ici, nous accédons à nouveau à l’outil au niveau du navigateur Web, vous pouvez donc l’exécuter même sur une tablette ou un téléphone mobile. Exchange Online étend ses capacités et sera une excellente option, en particulier pour les entreprises qui ont de nombreux travailleurs sur le terrain.

L’outil lui-même est une boîte aux lettres supplémentaire, individuelle pour chaque utilisateur utilisant ce package. L’espace disponible pour les messages est jusqu’à 50 Go. La combinaison des deux programmes crée une combinaison spéciale qui facilite la gestion d’une grande équipe de personnes. Entre autres, vous pouvez remplir le calendrier des réunions et le rendre accessible à distance à tous les employés. Il est également idéal pour planifier des réunions avec des clients. Les informations créées avec les deux outils ne sont accessibles que sous une forme lisible ou modifiable, et bien sûr, tout changement est toujours immédiatement visible.

Équipes, Yammer et PowerApps

L’un des ajouts clés et, à mon avis, le plus attrayant, ce sont les commandes. Cette application est destinée au travail collectif d’équipes de tailles diverses et permet de créer des structures de données liées à cette commande. De plus, il vous permet de lancer d’autres applications qui fournissent diverses fonctions à une commande donnée.

La configuration de Yammer semble également intéressante, même si elle n’est pas très populaire dans notre pays, mais à mon avis, cela vaut la peine de vérifier ses capacités. L’application crée une sorte de réseau social au sein d’une entreprise ou d’une société particulière. C’est un outil conçu pour travailler dans une grande équipe. Dans le cadre du programme, il est possible de créer des groupes d’utilisateurs distincts, par exemple en fonction de leurs projets. Selon la configuration, ces groupes d’utilisateurs peuvent communiquer entre eux et partager des données, ou des informations au sein d’un groupe d’utilisateurs donné peuvent être cachées aux autres.

Il convient également de noter que vous pouvez écrire vos propres applications avec le service PowerApps, qui peut être provisionné de manière assez simple et ne nécessite pas de compétences approfondies en programmation. Tous ces modules complémentaires s’intègrent bien les uns aux autres et les données sont stockées dans la zone de cette commande. Cela garantit un fonctionnement sûr et augmente considérablement son efficacité. Teams est une solution idéale pour la mise en œuvre de tâches et de projets par un groupe de personnes, car il fonctionne également comme messagerie instantanée et appels vidéo. L’historique des conversations et des conversations est stocké au sein de l’équipe. Si je devais décrire en une phrase à quel point les équipes sont bonnes, cela ressemblerait à ceci. « Ayant lu Teams et travaillé dedans, je ne peux pas imaginer la mise en place de projets sans sa participation. »

Office 365 vous aide à optimiser vos coûts

Enfin, je dois également dire quelques mots sur les coûts associés au choix de cette solution. Si votre entreprise compte de nombreux employés qui utilisent des logiciels développés par Microsoft, l’achat d’Office 365 (quelle que soit l’option choisie) optimise les coûts. Dans le formulaire standard, chaque utilisateur, c’est-à-dire l’employé utilisant ces outils, aura besoin d’une licence distincte. Dans le cas du package que j’ai décrit, vous obtenez beaucoup plus de licences pour un seul prix – 15 au total.

La règle ici est simple, un forfait acheté:

  • 5 licences informatiques (il peut s’agir d’appareils PC ou Mac );
  • 5 licences pour les tablettes;
  • 5 licences pour une utilisation sur les téléphones mobiles.

Avec des équipes d’employés plus importantes, en particulier lorsque la plupart d’entre eux travaillent sur le terrain ou simplement à distance, cela donne à l’entreprise un énorme avantage financier. N’oubliez pas non plus de toujours avoir accès aux dernières versions du logiciel. Dans la version classique, si vous avez acheté, par exemple, le logiciel Microsoft Office 2016, la mise à jour vers des programmes plus récents ne sera possible qu’après avoir modifié la licence. Dans le cas d’Office 365, les mises à jour sont déjà incluses dans le prix, donc tant que l’abonnement est payant, il y a toujours accès aux dernières solutions proposées par le fabricant.