Office 365: Manfaat kerja tim

Gambar: Viewimage | Dreamstime

Big Data Cloud Meningkatkan Kerja Tim – Namun, saya akan mulai dengan melihat dari mana potensi besar perangkat lunak ini berasal ketika digunakan untuk kolaborasi.

Jika Anda telah menggunakan lisensi alat standar Microsoft sejauh ini, Anda mungkin menyadari betapa beratnya menggunakannya dalam grup yang lebih besar. File harus terus-menerus disalin dan dipindahkan ke media eksternal atau dikirim dengan lampiran dalam pesan email. Hal ini menyebabkan berbagai masalah komunikasi bagi seluruh tim dan seringkali tidak hanya menyebabkan kesalahan, tetapi juga peningkatan waktu pelaksanaan proyek.

Dalam kasus Office 365, ketidaknyamanan ini hilang sepenuhnya. Pertama-tama, semua alat yang ditawarkan dalam paket yang dipilih tersedia di tingkat browser web. Anda dapat menginstal program ini secara fisik di komputer Anda, tetapi tidak ada yang menghentikan Anda untuk menggunakannya di perangkat seluler Anda. Kedua solusi ini tidak berbeda dalam fungsionalitas dan satu-satunya persyaratan untuk versi browser adalah akses Internet.

Namun, sebagai bagian dari paketnya, Microsoft juga menawarkan layanan OneDrive, yang mungkin sudah dikenal banyak orang. Ini hanya penyimpanan cloud, yang kapasitasnya dalam hal ini adalah sebanyak 1 TB. Mengingat bahwa kita berurusan dengan paket perangkat lunak perkantoran, ini adalah sejumlah besar data yang pasti tidak akan ada.

Menggabungkan kedua keunggulan ini, kami mendapatkan alat yang hampir ideal untuk kerja kelompok. Penting untuk dicatat bahwa tim karyawan tidak harus berada di ruangan yang sama atau bahkan di gedung yang sama. Orang yang bekerja dari jarak jauh dapat berkolaborasi dengan mulus, bahkan jika mereka terpisah secara fisik sejauh ribuan mil. Data yang dibuat dalam perangkat lunak disimpan di cloud data yang sangat aman dan dapat digunakan untuk lebih dari sekadar berbagi. File dapat diedit oleh banyak orang pada saat yang bersamaan, dan semua perubahan yang dibuat dapat langsung terlihat secara real time.

OneDrive sangat aman digunakan

Saya memahami bahwa banyak pengusaha masih tidak yakin tentang menghosting data di cloud. Microsoft telah menetapkan standar yang sangat tinggi untuk dirinya sendiri dengan membuat alat OneDrive, menjadikan tingkat keamanan setinggi mungkin sebagai prioritas mutlak. Sebagai pengguna, tentu saja, Anda mendapatkan banyak opsi untuk menyesuaikan akses ke informasi yang dikumpulkan di cloud, termasuk cara mengelola dan mengedit.

Namun, perlu dicatat bahwa seluruh layanan beroperasi berdasarkan sejumlah sistem keamanan khusus. Tidak heran jika pabrikan telah berhasil memenuhi persyaratan standar ISO 27018 yang ketat terkait perlindungan data. Dalam hal ini, semua file dan pesan email dienkripsi menggunakan metode TLS. Tingkat enkripsi berikutnya adalah PFS atau Perfect Forward Secrecy. Informasi yang dikirimkan dilengkapi dengan dua kunci enkripsi sementara. Ada alasan mengapa standar ini juga digunakan oleh raksasa seperti Twitter.

Penting untuk dicatat bahwa setiap akses tidak sah ke data segera dilaporkan. Pengguna tidak hanya menerima email dengan peringatan, tetapi juga pesan yang dikirim langsung ke ponsel sebagai SMS. Semua ini menjamin tingkat keamanan yang sangat tinggi dan memungkinkan tim besar yang terdiri dari orang-orang untuk bekerja secara efisien dan lancar, bahkan ketika mereka tidak melakukan kontak fisik satu sama lain.

Exchange Online menyempurnakan Outlook

Manfaat signifikan lainnya yang terkait dengan mempermudah bekerja dalam tim besar adalah adanya alat Exchange Online tambahan. Namun, saya segera memperingatkan Anda bahwa Anda tidak akan menemukannya di paket dasar Office 365 Bisnis. Itu datang dalam versi Premium dan Essentials, dan menurut saya, jika hanya karena alasan itu, itu benar-benar layak untuk paket yang lebih tinggi.

Sebagian besar pengusaha akrab dengan peluang yang ditawarkan oleh perangkat lunak Microsoft Outlook. Di sini kami kembali mengakses alat di tingkat browser web, sehingga Anda dapat menjalankannya bahkan di tablet atau ponsel. Exchange Online memperluas kemampuannya dan akan menjadi pilihan yang bagus, terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak pekerja lapangan.

Alat itu sendiri adalah kotak surat tambahan, individual untuk setiap pengguna yang menggunakan paket ini. Ruang yang tersedia untuk pesan hingga 50 GB. Kombinasi kedua program tersebut menciptakan kombinasi khusus yang memudahkan untuk mengelola tim besar yang terdiri dari orang-orang. Antara lain, Anda dapat mengisi kalender rapat dan membuatnya tersedia dari jarak jauh untuk semua karyawan. Ini juga bagus untuk menjadwalkan pertemuan dengan klien. Informasi yang dibuat dengan kedua alat tersebut hanya dapat diakses dalam bentuk yang dapat dibaca atau diedit, dan tentu saja setiap perubahan selalu segera terlihat.

Tim, Yammer, dan PowerApps

Salah satu tambahan utama dan, menurut saya, yang paling menarik adalah perintah. Aplikasi ini ditujukan untuk kerja kelompok tim dari berbagai ukuran dan memungkinkan Anda membuat struktur data yang terkait dengan perintah ini. Selain itu, ini memungkinkan Anda untuk meluncurkan aplikasi lain yang menyediakan berbagai fungsi untuk perintah yang diberikan.

Menyiapkan Yammer juga terlihat menarik, meskipun tidak terlalu populer di negara kita, tetapi menurut saya itu layak untuk dilihat kemampuannya. Aplikasi ini menciptakan semacam jejaring sosial di dalam perusahaan atau korporasi tertentu. Ini adalah alat yang dirancang untuk bekerja dalam tim besar. Dalam kerangka program, dimungkinkan untuk membuat grup pengguna yang terpisah, misalnya, sesuai dengan proyek mereka. Bergantung pada konfigurasi, grup pengguna ini dapat berkomunikasi satu sama lain dan berbagi data, atau informasi dalam grup pengguna tertentu mungkin disembunyikan dari yang lain.

Perlu juga dicatat bahwa Anda dapat menulis aplikasi Anda sendiri dengan layanan PowerApps, yang dapat disediakan dengan cara yang cukup sederhana dan tidak memerlukan keterampilan pemrograman yang ekstensif. Semua add-on ini terintegrasi dengan baik satu sama lain, dan data disimpan di area perintah ini. Ini memastikan operasi yang aman dan secara signifikan meningkatkan efisiensinya. Teams adalah solusi ideal untuk pelaksanaan tugas dan proyek oleh sekelompok orang, karena juga berfungsi sebagai utusan obrolan dan panggilan video. Riwayat percakapan dan percakapan disimpan di dalam tim. Jika saya menggambarkan dalam satu kalimat betapa bagusnya tim, itu akan terdengar seperti ini. “Setelah membaca Teams dan bekerja di dalamnya, saya tidak dapat membayangkan implementasi proyek tanpa partisipasinya.”

Office 365 membantu Anda mengoptimalkan biaya

Akhirnya, saya juga harus mengatakan beberapa patah kata tentang biaya yang terkait dengan pemilihan solusi ini. Jika perusahaan Anda memiliki banyak karyawan yang menggunakan perangkat lunak yang dikembangkan oleh Microsoft, membeli Office 365 (apa pun opsi yang Anda pilih) akan mengoptimalkan biaya. Dalam bentuk standar, setiap pengguna, yaitu karyawan yang menggunakan alat ini, akan memerlukan lisensi terpisah. Dalam kasus paket yang saya jelaskan, Anda mendapatkan lebih banyak lisensi dengan satu biaya – total 15.

Aturannya di sini sederhana, satu paket yang dibeli:

  • 5 lisensi komputer (bisa berupa perangkat PC atau Mac);
  • 5 lisensi untuk tablet;
  • 5 lisensi untuk digunakan di ponsel.

Dengan tim karyawan yang lebih besar, terutama ketika sebagian besar dari mereka bekerja di lapangan atau hanya dari jarak jauh, ini memberi perusahaan keuntungan finansial yang besar. Anda juga harus ingat untuk selalu memiliki akses ke versi terbaru dari perangkat lunak. Dalam versi klasik, jika Anda membeli, misalnya, perangkat lunak Microsoft Office 2016, maka pembaruan ke program yang lebih baru hanya dapat dilakukan setelah mengubah lisensi. Dalam kasus Office 365, pembaruan sudah termasuk dalam harga, jadi selama langganan terbayar, selalu ada akses ke solusi terbaru yang ditawarkan oleh produsen.