Office 365: i vantaggi del lavoro di squadra

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Big Data Cloud migliora il lavoro di squadra – Tuttavia, inizierò osservando da dove viene l’enorme potenziale di questo software quando viene utilizzato per la collaborazione.

Se finora hai utilizzato le licenze degli strumenti standard di Microsoft, probabilmente sei ben consapevole di quanto sia stato oneroso utilizzarle in un gruppo più ampio. I file dovevano essere costantemente copiati e spostati su supporti esterni o inviati con allegati nei messaggi di posta elettronica. Ciò ha causato vari problemi di comunicazione per l’intero team e spesso ha portato non solo a errori, ma anche a un aumento dei tempi di attuazione del progetto.

Nel caso di Office 365, questo inconveniente scompare completamente. Innanzitutto, tutti gli strumenti offerti nel pacchetto selezionato sono disponibili a livello di browser web. Puoi installare questi programmi fisicamente sul tuo computer, ma non c’è nulla che ti impedisca di usarli sul tuo dispositivo mobile. Entrambe queste soluzioni non differiscono per funzionalità e l’unico requisito per la versione del browser è l’accesso a Internet.

Tuttavia, come parte dei suoi pacchetti, Microsoft offre anche il servizio OneDrive, probabilmente noto alla maggior parte delle persone. Questo è solo un cloud storage, la cui capacità in questo caso è fino a 1 TB. Dato che abbiamo a che fare con un pacchetto software per ufficio, si tratta di un’enorme quantità di dati che sicuramente non ci sarà.

Combinando entrambi questi vantaggi, otteniamo uno strumento che è quasi ideale per il lavoro di gruppo. È importante notare che un team di dipendenti non deve necessariamente trovarsi nella stessa stanza o anche nello stesso edificio. Le persone che lavorano in remoto possono collaborare senza problemi, anche se sono fisicamente separate da migliaia di chilometri. I dati creati nel software sono archiviati in un cloud di dati altamente sicuro e possono essere utilizzati per qualcosa di più della semplice condivisione. Il file può essere modificato da più persone contemporaneamente e tutte le modifiche apportate sono immediatamente visibili in tempo reale.

OneDrive è molto sicuro da usare

Capisco che molti imprenditori non siano ancora sicuri dell’hosting dei dati nel cloud. Microsoft si è posta l’asticella molto alta creando lo strumento OneDrive, facendo del massimo livello di sicurezza possibile la sua priorità assoluta. Come utente, ovviamente, hai molte opzioni per personalizzare l’accesso alle informazioni raccolte nel cloud, comprese le modalità di gestione e modifica.

Si segnala, tuttavia, che l’intero servizio opera sulla base di alcuni sistemi di sicurezza specializzati. Non c’è da stupirsi che il produttore sia riuscito a soddisfare i requisiti del severo standard ISO 27018 in materia di protezione dei dati. In questo caso, tutti i file e i messaggi di posta elettronica vengono crittografati utilizzando il metodo TLS. Il livello successivo di crittografia è PFS o Perfect Forward Secrecy. Le informazioni trasmesse vengono fornite con due chiavi di crittografia temporanee. C’è una ragione per cui questo standard è utilizzato anche da giganti come Twitter.

È importante notare che qualsiasi accesso non autorizzato ai dati viene segnalato immediatamente. L’utente riceve non solo un’e-mail con un avviso, ma anche un messaggio inviato direttamente al cellulare sotto forma di SMS. Tutto ciò garantisce un livello di sicurezza davvero elevato e consente a un team numeroso di persone di lavorare in modo efficiente e senza intoppi, anche quando non sono in contatto fisico tra loro.

Exchange Online migliora Outlook

Un altro vantaggio significativo associato alla semplificazione del lavoro in un team di grandi dimensioni è la presenza di uno strumento aggiuntivo di Exchange Online. Tuttavia, ti avviso subito che non lo troverai nel pacchetto base di Office 365 Business. È disponibile nelle versioni Premium ed Essentials e, secondo me, anche solo per questo motivo, vale davvero la pena optare per il pacchetto più alto.

La maggior parte degli imprenditori conosce le opportunità offerte dal software Microsoft Outlook. Anche qui accediamo allo strumento a livello di browser web, quindi puoi eseguirlo anche su tablet o cellulare. Exchange Online espande le sue capacità e sarà un’ottima opzione, soprattutto per quelle aziende che hanno molti lavoratori sul campo.

Lo strumento stesso è una casella di posta aggiuntiva, individuale per ogni utente che utilizza questo pacchetto. Lo spazio disponibile per i messaggi è fino a 50 GB. La combinazione di entrambi i programmi crea una combinazione speciale che semplifica la gestione di un grande team di persone. Tra le altre cose, puoi compilare il calendario delle riunioni e renderlo disponibile da remoto a tutti i dipendenti. È ottimo anche per pianificare riunioni con i clienti. Le informazioni create con entrambi gli strumenti sono accessibili solo in forma leggibile o modificabile e, naturalmente, ogni modifica è sempre immediatamente visibile.

Team, Yammer e PowerApps

Una delle aggiunte chiave e, a mio parere, la più interessante sono i comandi. Questa applicazione è destinata al lavoro di gruppo di team di varie dimensioni e consente di creare strutture di dati relative a questo comando. Inoltre, consente di avviare altre applicazioni che forniscono varie funzioni a un determinato comando.

Anche la configurazione di Yammer sembra interessante, sebbene non sia molto popolare nel nostro paese, ma secondo me vale la pena verificarne le capacità. L’applicazione crea una sorta di social network all’interno di una particolare azienda o società. Questo è uno strumento progettato per lavorare in un grande team. Nell’ambito del programma è possibile creare gruppi separati di utenti, ad esempio in base ai loro progetti. A seconda della configurazione, questi gruppi di utenti possono comunicare tra loro e condividere dati oppure le informazioni all’interno di un determinato gruppo di utenti possono essere nascoste ad altri.

Vale anche la pena notare che puoi scrivere le tue applicazioni con il servizio PowerApps, che può essere fornito in modo abbastanza semplice e non richiede competenze di programmazione estese. Tutti questi componenti aggiuntivi si integrano bene tra loro e i dati vengono archiviati nell’area di questo comando. Ciò garantisce un funzionamento sicuro e ne aumenta notevolmente l’efficienza. Teams è una soluzione ideale per l’implementazione di attività e progetti da parte di un gruppo di persone, poiché funge anche da chat messenger e videochiamate. La cronologia delle conversazioni e delle conversazioni è archiviata all’interno del team. Se dovessi descrivere in una frase quanto sono brave le squadre, suonerebbe così. “Dopo aver letto Teams e averci lavorato, non riesco a immaginare la realizzazione di progetti senza la sua partecipazione.”

Office 365 ti aiuta a ottimizzare i tuoi costi

Infine, vorrei spendere qualche parola anche sui costi associati alla scelta di questa soluzione. Se la tua azienda ha molti dipendenti che utilizzano software sviluppato da Microsoft, l’acquisto di Office 365 (indipendentemente dall’opzione scelta) ottimizza i costi. Nella forma standard, ogni utente, ovvero il dipendente che utilizza questi strumenti, richiederà una licenza separata. Nel caso del pacchetto che ho descritto, ottieni molte più licenze per una tariffa – 15 in totale.

La regola qui è semplice, un pacchetto acquistato:

  • 5 licenze per computer (possono essere dispositivi PC o Mac);
  • 5 licenze per tablet;
  • 5 licenze da utilizzare sui telefoni cellulari.

Con team di dipendenti più grandi, soprattutto quando la maggior parte di loro lavora sul campo o solo in remoto, questo offre all’azienda un enorme vantaggio finanziario. Dovresti anche ricordare di avere sempre accesso alle ultime versioni del software. Nella versione classica, se hai acquistato, ad esempio, il software Microsoft Office 2016, l’aggiornamento ai programmi più recenti sarà possibile solo dopo aver cambiato la licenza. Nel caso di Office 365 gli aggiornamenti sono già inclusi nel prezzo, quindi finché l’abbonamento paga si ha sempre accesso alle ultime soluzioni offerte dal produttore.