Office 365:チームワークのメリット

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ビッグデータクラウドはチームワークを改善します-しかし、私は、このソフトウェアがコラボレーションに使用されたときに、このソフトウェアの大きな可能性がどこから来るのかを調べることから始めます。

これまでにMicrosoftの標準ツールライセンスを使用したことがある場合は、より大きなグループでそれらを使用することがいかに面倒であったかをご存知でしょう。ファイルは常にコピーして外部メディアに移動するか、電子メールメッセージに添付して送信する必要がありました。これにより、チーム全体でさまざまなコミュニケーションの問題が発生し、エラーが発生するだけでなく、プロジェクトの実装時間が長くなることがよくありました。

Office 365の場合、この不便さは完全になくなります。まず、選択したパッケージで提供されるすべてのツールは、Webブラウザレベルで利用できます。これらのプログラムはコンピューターに物理的にインストールできますが、モバイルデバイスでの使用を妨げるものは何もありません。これらのソリューションはどちらも機能に違いはなく、ブラウザバージョンの唯一の要件はインターネットアクセスです。

ただし、Microsoftはパッケージの一部として、おそらくほとんどの人によく知られているOneDriveサービスも提供しています。これは単なるクラウドストレージであり、この場合の容量は最大1TBです。私たちがオフィスソフトウェアパッケージを扱っていることを考えると、これは間違いなくそこにないであろう膨大な量のデータです。

これらの両方の利点を組み合わせることで、グループ作業にほぼ理想的なツールを手に入れることができます。従業員のチームが同じ部屋にいる必要はなく、同じ建物にいる必要もないことに注意することが重要です。リモートで作業する人々は、物理的に数千マイル離れていても、シームレスにコラボレーションできます。ソフトウェアで作成されたデータは、安全性の高いデータクラウドに保存され、共有以外にも使用できます。ファイルは同時に多くの人が編集でき、ファイルに加えられたすべての変更はリアルタイムですぐに表示されます。

OneDriveは非常に安全に使用できます

多くの起業家は、クラウドでのデータのホスティングについてまだ確信が持てないことを理解しています。 Microsoftは、OneDriveツールを作成することで、その基準を非常に高く設定し、可能な限り最高レベルのセキュリティを絶対的な優先事項にしています。もちろん、ユーザーは、管理や編集の方法など、クラウドで収集された情報へのアクセスをカスタマイズするための多くのオプションを利用できます。

ただし、サービス全体は、いくつかの特殊なセキュリティシステムに基づいて動作することに注意してください。メーカーがデータ保護に関する厳格なISO27018規格の要件をなんとか満たすことができたのも不思議ではありません。この場合、すべてのファイルと電子メールメッセージはTLS方式を使用して暗号化されます。次のレベルの暗号化は、PFSまたはPerfectForwardSecrecyです。送信される情報には、2つの一時的な暗号化キーが提供されます。この標準がTwitterのような巨人によっても使用されているのには理由があります。

データへの不正アクセスはすぐに報告されることに注意することが重要です。ユーザーは、警告付きの電子メールだけでなく、SMSとして携帯電話に直接送信されるメッセージも受信します。これらすべてが非常に高いレベルのセキュリティを保証し、大勢の人々が物理的に接触していない場合でも効率的かつスムーズに作業できるようにします。

ExchangeOnlineはOutlookを強化します

大規模なチームでの作業を容易にすることに関連するもう1つの重要な利点は、追加のExchangeOnlineツールの存在です。ただし、基本的なOffice365Businessパッケージには含まれていないことをすぐに警告します。プレミアムバージョンとエッセンシャルバージョンがあり、私の意見では、その理由だけで、より高いパッケージを選択する価値があります。

ほとんどの起業家は、MicrosoftOutlookソフトウェアが提供する機会に精通しています。ここでも、Webブラウザーレベルでツールにアクセスできるため、タブレットや携帯電話でも実行できます。 Exchange Onlineはその機能を拡張し、特に多くのフィールドワーカーがいる企業にとっては素晴らしいオプションになります。

ツール自体は、このパッケージを使用するユーザーごとに個別の追加のメールボックスです。メッセージに使用できるスペースは最大50GBです。両方のプログラムを組み合わせることで、大規模なチームの管理を容易にする特別な組み合わせが作成されます。特に、会議カレンダーに記入して、すべての従業員がリモートで利用できるようにすることができます。また、クライアントとの会議をスケジュールするのにも最適です。両方のツールで作成された情報は、読み取り可能または編集可能な形式でのみアクセスできます。もちろん、変更は常にすぐに表示されます。

Teams、Yammer、およびPowerApps

重要な追加の1つであり、私の意見では、最も魅力的なのはコマンドです。このアプリケーションは、さまざまな規模のチームのグループ作業を対象としており、このコマンドに関連するデータ構造を作成できます。さらに、特定のコマンドにさまざまな機能を提供する他のアプリケーションを起動できます。

Yammerのセットアップも面白そうですが、私たちの国ではあまり人気がありませんが、私の意見では、その機能を確認する価値があります。このアプリケーションは、特定の企業または企業内に一種のソーシャルネットワークを作成します。これは、大規模なチームで機能するように設計されたツールです。プログラムのフレームワーク内で、たとえば、プロジェクトに応じて、ユーザーの個別のグループを作成することができます。構成によっては、これらのユーザーグループが相互に通信してデータを共有したり、特定のユーザーグループ内の情報を他のユーザーグループから隠したりする場合があります。

また、PowerAppsサービスを使用して独自のアプリケーションを作成できることも注目に値します。このサービスは、非常に簡単な方法でプロビジョニングでき、広範なプログラミングスキルを必要としません。これらのアドオンはすべて互いにうまく統合されており、データはこのコマンドの領域に保存されます。これにより、安全な操作が保証され、効率が大幅に向上します。チームは、チャットメッセンジャーやビデオ通話としても機能するため、グループの人々がタスクやプロジェクトを実装するための理想的なソリューションです。会話と会話の履歴はチーム内に保存されます。チームの良さを一言で表すと、こんな感じになります。 「チームを読んでそこで働いたので、彼の参加なしにプロジェクトの実施を想像することはできません。」

Office365はコストの最適化に役立ちます

最後に、このソリューションの選択に関連するコストについても簡単に説明します。マイクロソフトが開発したソフトウェアを使用する従業員が会社に多数いる場合は、Office 365を購入すると(選択したオプションに関係なく)、コストが最適化されます。標準形式では、各ユーザー、つまりこれらのツールを使用する従業員には、個別のライセンスが必要です。私が説明したパッケージの場合、1つの料金でより多くのライセンスを取得できます(合計で15)。

ここでのルールは単純で、購入した1つのパッケージです。

  • 5台のコンピューターライセンス(PCまたはMacデバイスの場合があります);
  • タブレットの5ライセンス;
  • 携帯電話で使用するための5つのライセンス。

従業員の大規模なチームでは、特に彼らのほとんどが現場で、または単にリモートで作業している場合、これは会社に大きな経済的利点をもたらします。また、ソフトウェアの最新バージョンに常にアクセスできることを忘れないでください。クラシックバージョンでは、たとえばMicrosoft Office 2016ソフトウェアを購入した場合、新しいプログラムへの更新は、ライセンスを変更した後にのみ可能になります。 Office 365の場合、更新はすでに価格に含まれているため、サブスクリプションが完済する限り、製造元が提供する最新のソリューションに常にアクセスできます。

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