Office 365: 팀워크의 이점

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빅 데이터 클라우드는 팀 작업을 개선합니다 – 그러나 먼저 이 소프트웨어가 협업에 사용될 때 이 소프트웨어의 엄청난 잠재력이 어디에서 오는지 살펴보겠습니다.

지금까지 Microsoft의 표준 도구 라이선스를 사용해 왔다면 대규모 그룹에서 사용하는 것이 얼마나 부담스러운 일인지 잘 알고 있을 것입니다. 파일을 지속적으로 복사하여 외부 미디어로 이동하거나 이메일 메시지에 첨부 파일과 함께 보내야 했습니다. 이로 인해 팀 전체에 다양한 커뮤니케이션 문제가 발생했으며 종종 오류뿐만 아니라 프로젝트 수행 시간의 증가로 이어졌습니다.

Office 365의 경우 이러한 불편함이 완전히 사라집니다. 우선, 선택한 패키지에서 제공되는 모든 도구는 웹 브라우저 수준에서 사용할 수 있습니다. 이러한 프로그램을 컴퓨터에 물리적으로 설치할 수 있지만 모바일 장치에서 사용하는 데 방해가 되는 것은 없습니다. 이 두 솔루션 모두 기능면에서 다르지 않으며 브라우저 버전에 대한 유일한 요구 사항은 인터넷 액세스입니다.

그러나 패키지의 일부로 Microsoft는 대부분의 사람들에게 잘 알려진 OneDrive 서비스도 제공합니다. 이것은 단지 클라우드 스토리지이며, 이 경우 용량은 1TB입니다. 우리가 사무용 소프트웨어 패키지를 다루고 있다는 점을 감안할 때 이것은 분명히 존재하지 않을 엄청난 양의 데이터입니다.

이 두 가지 장점을 결합하여 그룹 작업에 거의 이상적인 도구를 얻었습니다. 직원 팀이 같은 방이나 같은 건물에 있을 필요는 없습니다. 원격으로 일하는 사람들은 물리적으로 수천 마일 떨어져 있더라도 원활하게 협업할 수 있습니다. 소프트웨어에서 생성된 데이터는 매우 안전한 데이터 클라우드에 저장되며 단순한 공유 이상의 용도로 사용할 수 있습니다. 파일은 많은 사람들이 동시에 편집할 수 있으며 모든 변경 사항은 실시간으로 즉시 볼 수 있습니다.

OneDrive는 사용하기에 매우 안전합니다.

많은 기업가들이 클라우드에서 데이터를 호스팅하는 것에 대해 여전히 확신이 없다는 것을 이해합니다. Microsoft는 OneDrive 도구를 만들어 최고 수준의 보안을 최우선 순위로 하여 자체적으로 기준을 매우 높게 설정했습니다. 물론 사용자는 관리 및 편집 방법을 포함하여 클라우드에서 수집된 정보에 대한 액세스를 사용자 정의할 수 있는 많은 옵션을 갖게 됩니다.

다만, 전체 서비스는 다수의 특화된 보안 시스템을 기반으로 운영되고 있음을 유의해야 합니다. 제조업체가 데이터 보호에 관한 엄격한 ISO 27018 표준의 요구 사항을 충족하는 것은 당연합니다. 이 경우 모든 파일과 이메일 메시지는 TLS 방법을 사용하여 암호화됩니다. 다음 암호화 수준은 PFS 또는 Perfect Forward Secrecy입니다. 전송된 정보는 두 개의 임시 암호화 키와 함께 제공됩니다. Twitter와 같은 거대 기업에서도 이 표준을 사용하는 데는 이유가 있습니다.

데이터에 대한 무단 액세스는 즉시 보고됩니다. 사용자는 경고가 포함된 이메일뿐만 아니라 SMS로 휴대폰으로 직접 전송되는 메시지도 수신합니다. 이 모든 것이 정말 높은 수준의 보안을 보장하고 많은 사람들이 서로 물리적으로 접촉하지 않는 경우에도 효율적이고 원활하게 작업할 수 있습니다.

Exchange Online은 Outlook을 향상시킵니다.

대규모 팀에서 더 쉽게 작업할 수 있도록 하는 것과 관련된 또 다른 중요한 이점은 추가 Exchange Online 도구가 있다는 것입니다. 그러나 기본 Office 365 Business 패키지에서는 찾을 수 없음을 즉시 경고합니다. Premium 및 Essentials 버전으로 제공되며, 제 생각에는 이러한 이유 때문에 더 높은 패키지로 갈 가치가 있습니다.

대부분의 기업가는 Microsoft Outlook 소프트웨어가 제공하는 기회에 익숙합니다. 여기에서 웹 브라우저 수준에서 도구에 다시 액세스하므로 태블릿이나 휴대전화에서도 실행할 수 있습니다. Exchange Online은 기능을 확장하고 특히 현장 작업자가 많은 회사에 훌륭한 옵션이 될 것입니다.

도구 자체는 이 패키지를 사용하는 각 사용자에게 개별적인 추가 사서함입니다. 메시지에 사용할 수 있는 공간은 최대 50GB입니다. 두 프로그램의 조합은 많은 사람들로 구성된 팀을 더 쉽게 관리할 수 있도록 하는 특별한 조합을 만듭니다. 무엇보다도 회의 일정을 채우고 모든 직원이 원격으로 사용할 수 있도록 할 수 있습니다. 고객과의 미팅을 예약할 때도 좋습니다. 두 도구로 생성된 정보는 읽을 수 있거나 편집 가능한 형식으로만 액세스할 수 있으며 물론 변경 사항은 항상 즉시 볼 수 있습니다.

팀, Yammer 및 PowerApps

주요 추가 사항 중 하나이며 제 생각에 가장 매력적인 것은 명령입니다. 이 응용 프로그램은 다양한 규모의 팀 그룹 작업을 위한 것이며 이 명령과 관련된 데이터 구조를 생성할 수 있습니다. 또한 주어진 명령에 다양한 기능을 제공하는 다른 응용 프로그램을 시작할 수 있습니다.

Yammer를 설정하는 것도 재미있어 보이지만 우리나라에서는 그다지 인기가 없지만 기능을 확인할 가치가 있다고 생각합니다. 응용 프로그램은 특정 회사 또는 기업 내에서 일종의 소셜 네트워크를 만듭니다. 이것은 대규모 팀에서 작업하도록 설계된 도구입니다. 프로그램 프레임워크 내에서 예를 들어 프로젝트에 따라 별도의 사용자 그룹을 생성할 수 있습니다. 구성에 따라 이러한 사용자 그룹은 서로 통신하고 데이터를 공유하거나 특정 사용자 그룹 내의 정보가 다른 사용자에게 숨겨질 수 있습니다.

또한 PowerApps 서비스를 사용하여 고유한 애플리케이션을 작성할 수 있다는 점도 주목할 가치가 있습니다. 이 서비스는 매우 간단한 방식으로 프로비저닝할 수 있고 광범위한 프로그래밍 기술이 필요하지 않습니다. 이러한 모든 부가 기능은 서로 잘 통합되며 데이터는 이 명령 영역에 저장됩니다. 이는 안전한 작동을 보장하고 효율성을 크게 높입니다. Teams는 채팅 메신저 및 화상 통화 기능도 하므로 여러 사람들이 작업 및 프로젝트를 구현하는 데 이상적인 솔루션입니다. 대화 및 대화 내역은 팀 내에 저장됩니다. 팀들이 얼마나 좋은지 한 문장으로 표현하자면 이렇습니다. “Teams를 읽고 작업한 후 그의 참여 없이 프로젝트를 구현하는 것은 상상할 수 없습니다.”

Office 365로 비용 최적화

마지막으로 이 솔루션을 선택하는 데 드는 비용에 대해서도 몇 마디 말씀드리겠습니다. 회사에 Microsoft에서 개발한 소프트웨어를 사용하는 직원이 많은 경우 선택한 옵션에 관계없이 Office 365를 구입하면 비용이 최적화됩니다. 표준 형식에서 각 사용자, 즉 이러한 도구를 사용하는 직원은 별도의 라이선스가 필요합니다. 내가 설명한 패키지의 경우 한 번의 요금으로 더 많은 라이선스를 얻을 수 있습니다(총 15개).

여기의 규칙은 간단하며 하나의 패키지를 구매했습니다.

  • 5개의 컴퓨터 라이선스(PC 또는 Mac 기기 가능),
  • 태블릿용 라이선스 5개,
  • 휴대전화에서 사용할 수 있는 라이선스 5개

대규모 직원 팀, 특히 대부분이 현장에서 또는 원격으로 작업할 때 이는 회사에 막대한 재정적 이점을 제공합니다. 또한 항상 최신 버전의 소프트웨어에 액세스할 수 있다는 점을 기억해야 합니다. 클래식 버전에서 예를 들어 Microsoft Office 2016 소프트웨어를 구입한 경우 라이선스를 변경한 후에만 최신 프로그램으로 업데이트할 수 있습니다. Office 365의 경우 업데이트가 이미 가격에 포함되어 있으므로 구독료가 지불되는 한 항상 제조업체에서 제공하는 최신 솔루션에 액세스할 수 있습니다.