Office 365: de voordelen van teamwork

Afbeelding: Viewimage | Dreamstime

Big Data Cloud verbetert teamwerk – Ik zal echter beginnen met te kijken waar het enorme potentieel van deze software vandaan komt wanneer het wordt gebruikt voor samenwerking.

Als u tot nu toe de standaard toollicenties van Microsoft hebt gebruikt, weet u waarschijnlijk heel goed hoe belastend het was om ze in een grotere groep te gebruiken. Bestanden moesten voortdurend worden gekopieerd en verplaatst naar externe media of met bijlagen in e-mailberichten worden verzonden. Dit veroorzaakte verschillende communicatieproblemen voor het hele team en leidde vaak niet alleen tot fouten, maar ook tot een verlenging van de uitvoeringstijd van het project.

In het geval van Office 365 verdwijnt dit ongemak volledig. Allereerst zijn alle tools die in het geselecteerde pakket worden aangeboden, beschikbaar op webbrowserniveau. U kunt deze programma’s fysiek op uw computer installeren, maar niets houdt u tegen om ze op uw mobiele apparaat te gebruiken. Beide oplossingen verschillen niet in functionaliteit en de enige vereiste voor de browserversie is internettoegang.

Als onderdeel van zijn pakketten biedt Microsoft echter ook de OneDrive-service aan, die waarschijnlijk bij de meeste mensen bekend is. Dit is gewoon cloudopslag, waarvan de capaciteit in dit geval maar liefst 1 TB bedraagt. Aangezien we te maken hebben met een kantoorsoftwarepakket is dit een enorme hoeveelheid data die er zeker niet zal zijn.

Door beide voordelen te combineren, krijgen we een tool die bijna ideaal is voor groepswerk. Het is belangrijk op te merken dat een team van medewerkers niet in dezelfde ruimte of zelfs in hetzelfde gebouw hoeft te zijn. Mensen die op afstand werken, kunnen naadloos samenwerken, zelfs als ze fysiek gescheiden zijn door duizenden kilometers. De gegevens die in de software worden aangemaakt, worden opgeslagen in een zeer veilige datacloud en kunnen voor meer worden gebruikt dan alleen delen. Het bestand kan door veel mensen tegelijk worden bewerkt en alle wijzigingen die erin worden aangebracht, zijn direct realtime zichtbaar.

OneDrive is zeer veilig in gebruik

Ik begrijp dat veel ondernemers nog twijfelen over het hosten van data in de cloud. Microsoft heeft de lat voor zichzelf erg hoog gelegd door de OneDrive-tool te creëren, waardoor het hoogst mogelijke beveiligingsniveau de absolute prioriteit is. Als gebruiker krijg je natuurlijk veel opties om de toegang tot informatie die in de cloud is verzameld, aan te passen, inclusief hoe je deze kunt beheren en bewerken.

Wel moet worden opgemerkt dat de gehele dienst op basis van een aantal gespecialiseerde beveiligingssystemen werkt. Geen wonder dat de fabrikant erin is geslaagd te voldoen aan de eisen van de strenge ISO 27018-norm op het gebied van gegevensbescherming. In dit geval worden alle bestanden en e-mailberichten versleuteld met behulp van de TLS-methode. Het volgende niveau van codering is PFS of Perfect Forward Secrecy. De verzonden informatie is voorzien van twee tijdelijke coderingssleutels. Er is een reden waarom deze standaard ook wordt gebruikt door giganten als Twitter.

Het is belangrijk op te merken dat ongeoorloofde toegang tot gegevens onmiddellijk wordt gemeld. De gebruiker ontvangt niet alleen een e-mail met een waarschuwing, maar ook een bericht dat rechtstreeks als sms naar de mobiele telefoon wordt gestuurd. Dit alles garandeert een echt hoog veiligheidsniveau en stelt een groot team van mensen in staat om efficiënt en vlot te werken, zelfs als ze niet in fysiek contact met elkaar staan.

Exchange Online verbetert Outlook

Een ander belangrijk voordeel van het gemakkelijker maken om in een groot team te werken, is de aanwezigheid van een extra Exchange Online-tool. Ik waarschuw je echter meteen dat je het niet in het basis Office 365 Business pakket zult vinden. Het wordt geleverd in Premium- en Essentials-versies, en naar mijn mening, alleen al om die reden, is het echt de moeite waard om voor het hogere pakket te gaan.

De meeste ondernemers zijn bekend met de mogelijkheden die de Microsoft Outlook-software biedt. Hier hebben we opnieuw toegang tot de tool op webbrowserniveau, zodat u deze zelfs op een tablet of mobiele telefoon kunt uitvoeren. Exchange Online breidt zijn mogelijkheden uit en zal een geweldige optie zijn, vooral voor die bedrijven met veel veldwerkers.

De tool zelf is een extra mailbox, individueel voor elke gebruiker die dit pakket gebruikt. De beschikbare ruimte voor berichten is maximaal 50 GB. Door de combinatie van beide programma’s ontstaat er een bijzondere combinatie die het aansturen van een groot team mensen makkelijker maakt. U kunt onder andere de vergaderagenda invullen en op afstand beschikbaar maken voor alle medewerkers. Het is ook geweldig voor het plannen van vergaderingen met klanten. Informatie die met beide tools is gemaakt, is alleen toegankelijk in een leesbare of bewerkbare vorm, en eventuele wijzigingen zijn natuurlijk altijd direct zichtbaar.

Teams, Yammer en PowerApps

Een van de belangrijkste toevoegingen en, naar mijn mening, de meest aantrekkelijke zijn de commando’s. Deze applicatie is bedoeld voor groepswerk van teams van verschillende groottes en stelt u in staat om gegevensstructuren te creëren die verband houden met deze opdracht. Bovendien kunt u hiermee andere toepassingen starten die verschillende functies aan een bepaalde opdracht bieden.

Het opzetten van Yammer ziet er ook interessant uit, hoewel het in ons land niet erg populair is, maar naar mijn mening is het de moeite waard om de mogelijkheden ervan te bekijken. De applicatie creëert een soort sociaal netwerk binnen een bepaald bedrijf of bedrijf. Dit is een tool die is ontworpen om in een groot team te werken. Binnen het kader van het programma is het mogelijk om afzonderlijke groepen gebruikers te creëren, bijvoorbeeld op basis van hun projecten. Afhankelijk van de configuratie kunnen deze gebruikersgroepen met elkaar communiceren en gegevens delen, of kan informatie binnen een bepaalde gebruikersgroep voor anderen worden verborgen.

Het is ook vermeldenswaard dat u uw eigen applicaties kunt schrijven met de PowerApps-service, die op een vrij eenvoudige manier kan worden ingericht en geen uitgebreide programmeervaardigheden vereist. Al deze add-ons integreren goed met elkaar en de gegevens worden opgeslagen in het gebied van deze opdracht. Dit zorgt voor een veilige werking en verhoogt de efficiëntie aanzienlijk. Teams is een ideale oplossing voor het uitvoeren van taken en projecten door een groep mensen, omdat het ook functioneert als chat-messenger en video-oproepen. De historie van gesprekken en gesprekken wordt binnen het team opgeslagen. Als ik in één zin zou omschrijven hoe goed de teams zijn, dan zou het zo klinken. “Nadat ik Teams heb gelezen en erin heb gewerkt, kan ik me de uitvoering van projecten niet voorstellen zonder zijn deelname.”

Office 365 helpt u uw kosten te optimaliseren

Tot slot wil ik nog iets zeggen over de kosten die gepaard gaan met het kiezen van deze oplossing. Als uw bedrijf veel werknemers heeft die software gebruiken die door Microsoft is ontwikkeld, kan het kopen van Office 365 (ongeacht welke optie u kiest) de kosten optimaliseren. In het standaardformulier heeft elke gebruiker, dat wil zeggen de medewerker die deze tools gebruikt, een aparte licentie nodig. In het geval van het pakket dat ik beschreef, krijg je veel meer licenties voor één vergoeding – 15 in totaal.

De regel hier is simpel, één gekocht pakket:

  • 5 computerlicenties (dit kunnen pc- of Mac-apparaten zijn);
  • 5 licenties voor tablets;
  • 5 licenties voor gebruik op mobiele telefoons.

Met grotere teams van medewerkers, vooral wanneer de meesten van hen in het veld of gewoon op afstand werken, geeft dit het bedrijf een enorm financieel voordeel. Vergeet ook niet om altijd toegang te hebben tot de nieuwste versies van de software. Als u in de klassieke versie bijvoorbeeld Microsoft Office 2016-software hebt gekocht, is updaten naar nieuwere programma’s alleen mogelijk na het wijzigen van de licentie. In het geval van Office 365 zijn updates al in de prijs inbegrepen, dus zolang het abonnement loont, is er altijd toegang tot de nieuwste oplossingen die de fabrikant aanbiedt.