Office 365: Korzyści z pracy zespołowej

Zdjęcie: Viewimage | Dreamstime

Big Data Cloud usprawnia pracę zespołową — zacznę jednak od przyjrzenia się, skąd bierze się ogromny potencjał tego oprogramowania, gdy jest ono wykorzystywane do współpracy.

Jeśli do tej pory korzystałeś ze standardowych licencji narzędzi Microsoftu, prawdopodobnie dobrze wiesz, jak uciążliwe było korzystanie z nich w większej grupie. Pliki musiały być stale kopiowane i przenoszone na nośniki zewnętrzne lub wysyłane wraz z załącznikami w wiadomościach e-mail. Powodowało to różne problemy komunikacyjne dla całego zespołu i często prowadziło nie tylko do błędów, ale także do wydłużenia czasu realizacji projektu.

W przypadku Office 365 ta niedogodność znika całkowicie. Przede wszystkim wszystkie narzędzia oferowane w wybranym pakiecie są dostępne z poziomu przeglądarki internetowej. Możesz zainstalować te programy fizycznie na swoim komputerze, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby używać ich na urządzeniu mobilnym. Oba te rozwiązania nie różnią się funkcjonalnością, a jedynym wymaganiem dla wersji przeglądarkowej jest dostęp do Internetu.

Jednak w ramach swoich pakietów Microsoft oferuje również usługę OneDrive, chyba dobrze znaną większości osób. To po prostu magazyn w chmurze, którego pojemność w tym przypadku wynosi aż 1 TB. Biorąc pod uwagę, że mamy do czynienia z pakietem oprogramowania biurowego, jest to ogromna ilość danych, których na pewno nie będzie.

Łącząc obie te zalety, otrzymujemy narzędzie, które jest wręcz idealne do pracy grupowej. Należy pamiętać, że zespół pracowników nie musi znajdować się w tym samym pomieszczeniu ani nawet w tym samym budynku. Osoby pracujące zdalnie mogą bezproblemowo współpracować, nawet jeśli fizycznie dzielą ich tysiące kilometrów. Dane utworzone w oprogramowaniu są przechowywane w wysoce bezpiecznej chmurze danych i mogą służyć nie tylko do udostępniania. Plik może być edytowany przez wiele osób jednocześnie, a wszystkie wprowadzone w nim zmiany są od razu widoczne w czasie rzeczywistym.

OneDrive jest bardzo bezpieczny w użyciu

Rozumiem, że wielu przedsiębiorców wciąż nie ma pewności co do hostingu danych w chmurze. Microsoft postawił sobie poprzeczkę bardzo wysoko, tworząc narzędzie OneDrive, dzięki czemu najwyższy możliwy poziom bezpieczeństwa jest absolutnym priorytetem. Jako użytkownik masz oczywiście wiele opcji dostosowywania dostępu do informacji gromadzonych w chmurze, w tym sposobu zarządzania i edycji.

Należy jednak zaznaczyć, że cała usługa działa w oparciu o szereg wyspecjalizowanych systemów bezpieczeństwa. Nic dziwnego, że producentowi udało się spełnić wymagania surowej normy ISO 27018 dotyczącej ochrony danych. W takim przypadku wszystkie pliki i wiadomości e-mail są szyfrowane przy użyciu metody TLS. Kolejnym poziomem szyfrowania jest PFS lub Perfect Forward Secrecy. Przesyłane informacje są zaopatrzone w dwa tymczasowe klucze szyfrujące. Nie bez powodu ten standard jest również używany przez takich gigantów jak Twitter.

Należy pamiętać, że każdy nieautoryzowany dostęp do danych jest zgłaszany natychmiast. Użytkownik otrzymuje nie tylko wiadomość e-mail z ostrzeżeniem, ale także wiadomość wysłaną bezpośrednio na telefon komórkowy jako SMS. Wszystko to gwarantuje naprawdę wysoki poziom bezpieczeństwa i pozwala dużemu zespołowi ludzi na sprawną i płynną pracę, nawet gdy nie mają ze sobą fizycznego kontaktu.

Exchange Online ulepsza Outlook

Kolejną istotną korzyścią związaną z ułatwieniem pracy w dużym zespole jest obecność dodatkowego narzędzia Exchange Online. Od razu jednak ostrzegam, że nie znajdziesz go w podstawowym pakiecie Office 365 Business. Występuje w wersjach Premium i Essentials i moim zdaniem choćby z tego powodu naprawdę warto sięgnąć po wyższy pakiet.

Większość przedsiębiorców zna możliwości oferowane przez oprogramowanie Microsoft Outlook. Tutaj ponownie uzyskujemy dostęp do narzędzia z poziomu przeglądarki internetowej, dzięki czemu można je uruchomić nawet na tablecie lub telefonie komórkowym. Exchange Online rozszerza swoje możliwości i będzie świetną opcją, szczególnie dla tych firm, które mają wielu pracowników terenowych.

Samo narzędzie jest dodatkową skrzynką pocztową, indywidualną dla każdego użytkownika korzystającego z tego pakietu. Dostępne miejsce na wiadomości to do 50 GB. Połączenie obu programów tworzy specjalną kombinację, która ułatwia zarządzanie dużym zespołem ludzi. Między innymi możesz wypełnić kalendarz spotkań i udostępnić go zdalnie wszystkim pracownikom. Świetnie nadaje się również do umawiania spotkań z klientami. Dostęp do informacji utworzonych za pomocą obu narzędzi można uzyskać tylko w formie czytelnej lub edytowalnej, a wszelkie zmiany są oczywiście zawsze natychmiast widoczne.

Zespoły, Yammer i PowerApps

Jednym z kluczowych dodatków i moim zdaniem najbardziej atrakcyjnym są komendy. Aplikacja ta przeznaczona jest do pracy grupowej zespołów różnej wielkości i umożliwia tworzenie struktur danych związanych z tym poleceniem. Ponadto umożliwia uruchamianie innych aplikacji, które udostępniają różne funkcje danemu poleceniu.

Ciekawie wygląda też konfiguracja Yammera, choć nie jest on w naszym kraju zbyt popularny, ale moim zdaniem warto sprawdzić jego możliwości. Aplikacja tworzy rodzaj sieci społecznościowej w ramach konkretnej firmy lub korporacji. To narzędzie przeznaczone do pracy w dużym zespole. W ramach programu możliwe jest tworzenie odrębnych grup użytkowników np. według ich projektów. W zależności od konfiguracji, te grupy użytkowników mogą komunikować się ze sobą i udostępniać dane lub informacje w ramach danej grupy użytkowników mogą być ukryte przed innymi.

Warto również zauważyć, że za pomocą usługi PowerApps można pisać własne aplikacje, które można aprowizować w dość prosty sposób i nie wymaga dużych umiejętności programistycznych. Wszystkie te dodatki dobrze się ze sobą integrują, a dane są przechowywane w obszarze tego polecenia. Zapewnia to bezpieczną pracę i znacząco zwiększa jej wydajność. Teams jest idealnym rozwiązaniem do realizacji zadań i projektów przez grupę osób, ponieważ pełni również funkcję komunikatora czatu i wideorozmów. Historia rozmów i rozmów jest przechowywana w zespole. Gdybym miał jednym zdaniem opisać, jak dobre są zespoły, brzmiałoby to tak. „Po zapoznaniu się z Teams i pracy w nim nie wyobrażam sobie realizacji projektów bez jego udziału.”

Office 365 pomaga zoptymalizować koszty

Na koniec powiem jeszcze kilka słów o kosztach związanych z wyborem tego rozwiązania. Jeśli Twoja firma ma wielu pracowników, którzy korzystają z oprogramowania opracowanego przez Microsoft, zakup Office 365 (niezależnie od wybranej opcji) optymalizuje koszty. W standardowej formie każdy użytkownik, czyli pracownik korzystający z tych narzędzi, będzie wymagał osobnej licencji. W przypadku opisywanego przeze mnie pakietu dostajesz dużo więcej licencji za jedną opłatą – łącznie 15.

Tutaj zasada jest prosta, jeden zakupiony pakiet:

  • 5 licencji na komputer (mogą to być urządzenia PC lub Mac);
  • 5 licencji na tablety;
  • 5 licencji do użytku na telefonach komórkowych.

Przy większych zespołach pracowników, zwłaszcza gdy większość z nich pracuje w terenie lub po prostu zdalnie, daje to firmie ogromną przewagę finansową. Należy również pamiętać, aby zawsze mieć dostęp do najnowszych wersji oprogramowania. W wersji klasycznej, jeśli zakupiłeś np. oprogramowanie Microsoft Office 2016, aktualizacja do nowszych programów będzie możliwa dopiero po zmianie licencji. W przypadku Office 365 aktualizacje są już w cenie, więc dopóki abonament się opłaca, zawsze jest dostęp do najnowszych rozwiązań oferowanych przez producenta.