Office 365: преимущества групповой работы

Фото: Viewimage | Dreamstime

Большое облако данных улучшает работу команды — Однако я начну с того, откуда берутся огромные возможности этого программного обеспечения при его использовании для совместной работы.

Если вы до сих пор использовали стандартные лицензии для инструментов от Microsoft, вы наверняка хорошо знаете, насколько обременительным было их использование в более крупной группе. Файлы приходилось постоянно копировать и перемещать на внешние носители или отправлять с вложениями в сообщениях электронной почты. Это порождало различные проблемы с коммуникацией всей команды и часто приводило не только к ошибкам, но и к увеличению сроков реализации проекта.

В случае с Office 365 это неудобство полностью исчезает. Прежде всего, все инструменты, предлагаемые в составе выбранного пакета, доступны на уровне веб-браузера. Вы можете установить эти программы физически на свой компьютер, но ничто не мешает вам использовать их в мобильном виде. Оба этих решения не отличаются по функциональности, и единственное требование для версии браузера — это доступ к Интернету.

Однако в рамках своих пакетов Microsoft также предлагает службу OneDrive, вероятно, хорошо известную большинству людей. Это просто облачное хранилище, емкость которого в данном случае составляет аж 1 ТБ. Учитывая, что мы имеем дело с офисным программным пакетом, это огромный объем данных, которого точно не будет.

Объединив оба этих преимущества, мы получаем инструмент, который почти идеально подходит для работы в группе. Важно отметить, что команда сотрудников необязательно должна находиться в одной комнате или даже в одном здании. Люди, работающие удаленно могут без проблем сотрудничать, даже если их физически разделяют тысячи километров. Данные, созданные в программном обеспечении, хранятся в хорошо защищенном облаке данных и могут не только совместно использоваться. Файл могут редактировать многие люди одновременно, и все внесенные в него изменения видны сразу же в режиме реального времени.

OneDrive очень безопасен в использовании

Я понимаю, что многие предприниматели по-прежнему не уверены в размещении данных в облаке. Microsoft, создав инструмент OneDrive, установила для себя очень высокую планку, поставив максимально возможный уровень безопасности для своего абсолютного приоритета. Как пользователь, вы, конечно же, получаете множество возможностей для настройки доступа к информации, собираемой в облаке, включая способы управления и редактирования.

Однако следует отметить, что весь сервис работает на базе ряда специализированных систем безопасности. Недаром производителю удалось выполнить требования строгого стандарта ISO 27018 в отношении защиты данных. В этом случае все файлы и сообщения электронной почты шифруются с использованием метода TLS. Следующий уровень шифрования — это PFS или Perfect Forward Secrecy. Передаваемая информация предоставляется с двумя временными ключами шифрования. Есть причина, по которой этот стандарт также используется такими гигантами, как Twitter.

Важно отметить, что о любом несанкционированном доступе к данным немедленно сообщается. Пользователь получает не только электронное письмо с предупреждением, но и сообщение, отправленное прямо на мобильный телефон в виде SMS. Все это гарантирует действительно высокий уровень безопасности и позволяет эффективно и бесперебойно работать большой команде людей, даже когда они не находятся в физическом контакте друг с другом.

Exchange Online расширяет возможности Outlook

Еще одно существенное преимущество, связанное с упрощением работы в большой команде, — наличие дополнительного инструмента Exchange Online. Однако сразу предупреждаю, что в базовом пакете Office 365 Business вы его не найдете. Он поставляется в версиях Premium и Essentials, и, на мой взгляд, хотя бы по этой причине, действительно стоит выбрать более высокий пакет.

Большинству предпринимателей известны возможности, предлагаемые программным обеспечением Microsoft Outlook. Здесь мы снова получаем доступ к инструменту на уровне веб-браузера, так что вы можете запускать его даже на планшете или на мобильном телефоне. Exchange Online расширяет свои возможности и станет отличным вариантом, особенно для тех компаний, в которых работает много полевых работников.

Сам инструмент представляет собой дополнительный почтовый ящик, индивидуальный для каждого пользователя, использующего этот пакет. Доступное место для сообщений — до 50 ГБ. Комбинация обеих программ создает особую комбинацию, которая облегчает управление большой командой людей. Помимо прочего, вы можете заполнить календарь встреч и сделать его удаленно доступным для всех сотрудников. Также он отлично подходит для планирования встреч с клиентами. Информация, созданная с помощью обоих инструментов, может быть доступна только в читаемой или редактируемой форме, и, естественно, любые изменения всегда видны сразу.

Команды, Yammer и PowerApps

Одно из ключевых дополнений и, на мой взгляд, наиболее привлекательное — это команды. Это приложение предназначено для групповой работы команд различного размера и позволяет создавать структуры данных, относящиеся к данной команде. Кроме того, он позволяет запускать другие приложения, которые предоставляют различные функции данной команде.

Настройка Yammer тоже выглядит интересно, хоть и не пользуется большой популярностью в нашей стране, но на мой взгляд стоит проверить ее возможности. Приложение создает своего рода социальную сеть внутри конкретной компании или корпорации. Это инструмент, предназначенный для работы в большой команде. В рамках программы возможно создание отдельных групп пользователей, например, по их проектам. В зависимости от конфигурации эти группы могут связываться друг с другом и использовать общие данные, либо информация внутри данной группы пользователей может быть скрыта от других.

Также стоит отметить, что вы можете писать свои собственные приложения с помощью службы PowerApps, которые могут быть подготовлены довольно простым способом и не требуют обширных навыков программирования. Все эти надстройки отлично интегрируются друг с другом, и данные хранятся в области данной команды. Это обеспечивает безопасную работу и значительно повышает ее эффективность. Команды — идеальное решение для реализации задач и проектов группой людей, так как также выполняет функции мессенджера чата и видеозвонков. История разговоров и разговоров хранится внутри команды. Если бы я описал одним предложением, насколько хороши команды, это бы звучало так. «Прочитав Teams и поработав в ней, я не могу представить реализацию проектов без его участия».

Office 365 помогает оптимизировать расходы

Наконец, я должен также сказать несколько слов о расходах, связанных с выбором этого решения. Если в вашей компании много сотрудников, которые используют программное обеспечение, разработанное Microsoft, покупка Office 365 (независимо от того, какой вариант вы выберете) оптимизирует расходы. В стандартной форме для каждого пользователя, то есть сотрудника, использующего эти инструменты, потребуется отдельная лицензия. В случае с описанным мной пакетом вы получаете намного больше лицензий за одну плату — всего 15.

Правило здесь простое, один купленный пакет:

  • 5 лицензий на компьютеры (это могут быть устройства ПК или Mac);
  • 5 лицензий на планшеты;
  • 5 лицензий для использования на мобильных телефонах.

С более крупными командами сотрудников, особенно когда большая часть из них работает в полевых условиях или просто удаленно, это дает компании огромные финансовые преимущества. Также следует помнить о постоянном доступе к последним версиям программного обеспечения. В классическом варианте, если вы приобрели, например, программное обеспечение Microsoft Office 2016, то обновление до более новых программ будет возможно только после изменения лицензии. В случае с Office 365 обновления уже включены в стоимость поэтому пока подписка окупается, всегда есть доступ к последним решениям, предлагаемым производителем.