Büyük Veri Bulutu Ekip Çalışmasını İyileştirir – Bununla birlikte, işbirliği için kullanıldığında bu yazılımın büyük potansiyelinin nereden geldiğine bakarak başlayacağım.
Şimdiye kadar Microsoft’un standart araç lisanslarını kullandıysanız, bunları daha büyük bir grupta kullanmanın ne kadar külfetli olduğunun farkındasınızdır. Dosyaların sürekli olarak kopyalanması ve harici ortama taşınması veya e-posta mesajlarında eklerle birlikte gönderilmesi gerekiyordu. Bu, tüm ekip için çeşitli iletişim sorunlarına neden oldu ve genellikle yalnızca hatalara değil, aynı zamanda proje uygulama süresinin artmasına da neden oldu.
Office 365 söz konusu olduğunda bu rahatsızlık tamamen ortadan kalkar. Öncelikle seçilen pakette sunulan tüm araçlar web tarayıcı seviyesinde mevcuttur. Bu programları bilgisayarınıza fiziksel olarak kurabilirsiniz ancak mobil cihazınızda kullanmanıza hiçbir engel yoktur. Bu çözümlerin her ikisi de işlevsellik açısından farklılık göstermez ve tarayıcı sürümü için tek gereksinim İnternet erişimidir.
Bununla birlikte, Microsoft, paketlerinin bir parçası olarak, muhtemelen çoğu insan tarafından iyi bilinen OneDrive hizmetini de sunmaktadır. Bu, yalnızca bu durumda kapasitesi 1 TB kadar olan bulut depolama alanıdır. Bir ofis yazılım paketi ile uğraştığımız düşünülürse, bu kesinlikle orada olmayacak çok büyük miktarda veridir.
Bu avantajların her ikisini birleştirerek, grup çalışması için neredeyse ideal olan bir araç elde ediyoruz. Bir çalışan ekibinin aynı odada veya hatta aynı binada olması gerekmediğine dikkat etmek önemlidir. Uzaktan çalışan insanlar, aralarında fiziksel olarak binlerce kilometre uzakta olsalar bile sorunsuz bir şekilde işbirliği yapabilir. Yazılımda oluşturulan veriler, son derece güvenli bir veri bulutunda depolanır ve paylaşımdan daha fazlası için kullanılabilir. Dosya aynı anda birçok kişi tarafından düzenlenebilir ve dosyada yapılan tüm değişiklikler anında gerçek zamanlı olarak görülebilir.
OneDrive’ın kullanımı çok güvenlidir
Birçok girişimcinin bulutta veri barındırma konusunda hala emin olmadığını anlıyorum. Microsoft, OneDrive aracını oluşturarak, mümkün olan en yüksek güvenlik düzeyini mutlak önceliği haline getirerek çıtayı kendisi için çok yükseğe koydu. Bir kullanıcı olarak, elbette, nasıl yönetileceği ve düzenleneceği de dahil olmak üzere, bulutta toplanan bilgilere erişimi özelleştirmek için birçok seçeneğe sahip olursunuz.
Ancak, tüm hizmetin bir dizi özel güvenlik sistemi temelinde çalıştığına dikkat edilmelidir. Üreticinin veri korumasıyla ilgili katı ISO 27018 standardının gereksinimlerini karşılamayı başarmasına şaşmamalı. Bu durumda, tüm dosyalar ve e-posta mesajları TLS yöntemi kullanılarak şifrelenir. Sonraki şifreleme düzeyi, PFS veya Perfect Forward Secrecy’dir. İletilen bilgi, iki geçici şifreleme anahtarı ile sağlanır. Bu standardın Twitter gibi devler tarafından da kullanılmasının bir nedeni var.
Exchange Online, Outlook’u geliştirir
Büyük bir ekipte çalışmayı kolaylaştırmanın bir diğer önemli yararı, ek bir Exchange Online aracının varlığıdır. Ancak, bunu temel Office 365 İş paketinde bulamayacağınız konusunda sizi hemen uyarıyorum. Premium ve Essentials sürümlerinde geliyor ve bence, sadece bu nedenle, gerçekten daha yüksek paket için gitmeye değer.
Çoğu girişimci, Microsoft Outlook yazılımının sunduğu fırsatlara aşinadır. Burada araca yine web tarayıcısı düzeyinde erişiyoruz, böylece onu bir tablet veya cep telefonunda bile çalıştırabilirsiniz. Exchange Online, yeteneklerini genişletir ve özellikle çok sayıda saha çalışanı olan şirketler için harika bir seçenek olacaktır.
Aracın kendisi, bu paketi kullanan her kullanıcı için ayrı olan ek bir posta kutusudur. Mesajlar için kullanılabilir alan 50 GB’a kadardır. Her iki programın kombinasyonu, büyük bir insan ekibini yönetmeyi kolaylaştıran özel bir kombinasyon oluşturur. Diğer şeylerin yanı sıra, toplantı takvimini doldurabilir ve tüm çalışanların uzaktan kullanımına açabilirsiniz. Müşterilerle toplantı planlamak için de harikadır. Her iki araçla oluşturulan bilgilere yalnızca okunabilir veya düzenlenebilir bir biçimde erişilebilir ve elbette herhangi bir değişiklik her zaman hemen görülebilir.
Ekipler, Yammer ve PowerApps
En önemli eklemelerden biri ve bence en çekici olanı komutlar. Bu uygulama, çeşitli büyüklükteki ekiplerin grup çalışması için tasarlanmıştır ve bu komutla ilgili veri yapıları oluşturmanıza olanak tanır. Ayrıca, belirli bir komuta çeşitli işlevler sağlayan diğer uygulamaları başlatmanıza olanak tanır.
Yammer’ı kurmak da ilginç görünüyor, ülkemizde çok popüler olmasa da, bence yeteneklerine göz atmaya değer. Uygulama, belirli bir şirket veya kurum içinde bir tür sosyal ağ oluşturur. Bu, büyük bir ekipte çalışmak için tasarlanmış bir araçtır. Program çerçevesinde örneğin projelerine göre ayrı kullanıcı grupları oluşturmak mümkündür. Yapılandırmaya bağlı olarak, bu kullanıcı grupları birbirleriyle iletişim kurabilir ve veri paylaşabilir veya belirli bir kullanıcı grubu içindeki bilgiler diğerlerinden gizlenebilir.
Oldukça basit bir şekilde tedarik edilebilen ve kapsamlı programlama becerileri gerektirmeyen PowerApps hizmeti ile kendi uygulamalarınızı yazabileceğinizi de belirtmekte fayda var. Tüm bu eklentiler birbirleriyle iyi bir şekilde bütünleşir ve veriler bu komutun alanında saklanır. Bu, güvenli çalışmayı sağlar ve verimliliğini önemli ölçüde artırır. Teams, bir grup insan tarafından görev ve projelerin uygulanması için ideal bir çözümdür, aynı zamanda bir sohbet mesajlaşma ve görüntülü arama işlevi de görür. Konuşmaların ve konuşmaların geçmişi ekip içinde saklanır. Takımların ne kadar iyi olduğunu bir cümleyle anlatacak olsam kulağa şöyle gelirdi. “Teams okuduktan ve içinde çalıştıktan sonra, katılımı olmadan projelerin uygulanmasını hayal edemiyorum.”
Office 365, maliyetlerinizi optimize etmenize yardımcı olur
Son olarak, bu çözümü seçmenin maliyeti hakkında da birkaç söz söylemeliyim. Şirketinizde Microsoft tarafından geliştirilen yazılımı kullanan çok sayıda çalışan varsa (hangi seçeneği seçerseniz seçin) Office 365 satın almak maliyetleri optimize eder. Standart formda her kullanıcı, yani bu araçları kullanan çalışan için ayrı bir lisans gerekecektir. Tarif ettiğim paket durumunda, bir ücret karşılığında çok daha fazla lisans alırsınız – toplamda 15.
Buradaki kural basit, satın alınan bir paket:
- 5 bilgisayar lisansı (PC veya Mac cihazları olabilir);
- tabletler için 5 lisans;
- Cep telefonlarında kullanım için 5 lisans.
Daha büyük çalışan ekipleriyle, özellikle çoğu sahada veya sadece uzaktan çalışırken, bu şirkete büyük bir finansal avantaj sağlar. Ayrıca, yazılımın en son sürümlerine her zaman erişiminizin olduğunu da unutmamalısınız. Klasik sürümde, örneğin Microsoft Office 2016 yazılımı satın aldıysanız, daha yeni programlara güncelleme ancak lisans değiştirildikten sonra mümkün olacaktır. Office 365 söz konusu olduğunda, güncellemeler fiyata zaten dahildir, bu nedenle abonelik ödediği sürece üretici tarafından sunulan en son çözümlere her zaman erişim vardır.
