Office 365: Lợi ích của làm việc nhóm

Hình ảnh: Viewimage | Dreamstime

Big Data Cloud cải thiện hoạt động của nhóm – Tuy nhiên, tôi sẽ bắt đầu bằng cách xem xét tiềm năng to lớn của phần mềm này đến từ đâu khi nó được sử dụng để cộng tác.

Nếu bạn đã sử dụng giấy phép công cụ tiêu chuẩn của Microsoft cho đến nay, bạn có thể biết rõ rằng việc sử dụng chúng trong một nhóm lớn hơn sẽ gây ra gánh nặng như thế nào. Các tệp phải được sao chép liên tục và di chuyển sang phương tiện bên ngoài hoặc gửi kèm theo tệp đính kèm trong email. Điều này gây ra nhiều vấn đề giao tiếp cho toàn bộ nhóm và thường không chỉ dẫn đến sai sót mà còn làm tăng thời gian thực hiện dự án.

Trong trường hợp của Office 365, sự bất tiện này hoàn toàn biến mất. Trước hết, tất cả các công cụ được cung cấp trong gói đã chọn đều có sẵn ở cấp trình duyệt web. Bạn có thể cài đặt các chương trình này trên máy tính của mình, nhưng không có gì ngăn cản bạn sử dụng chúng trên thiết bị di động của mình. Cả hai giải pháp này không khác nhau về chức năng và yêu cầu duy nhất đối với phiên bản trình duyệt là truy cập Internet.

Tuy nhiên, là một phần trong các gói của mình, Microsoft cũng cung cấp dịch vụ OneDrive, có lẽ hầu hết mọi người đều biết đến. Đây chỉ là bộ nhớ đám mây, dung lượng trong trường hợp này là 1 TB. Giả sử rằng chúng tôi đang xử lý một gói phần mềm văn phòng, đây là một lượng dữ liệu khổng lồ chắc chắn sẽ không có ở đó.

Kết hợp cả hai ưu điểm này, chúng ta có được một công cụ gần như lý tưởng cho công việc nhóm. Điều quan trọng cần lưu ý là một nhóm nhân viên không nhất thiết phải ở trong cùng một phòng hoặc thậm chí trong cùng một tòa nhà. Những người làm việc từ xa có thể cộng tác liền mạch, ngay cả khi họ cách xa nhau hàng nghìn dặm. Dữ liệu được tạo trong phần mềm được lưu trữ trong một đám mây dữ liệu bảo mật cao và có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác ngoài việc chia sẻ. Tệp có thể được chỉnh sửa bởi nhiều người cùng một lúc và tất cả các thay đổi được thực hiện đối với tệp đó sẽ hiển thị ngay lập tức trong thời gian thực.

OneDrive rất an toàn để sử dụng

Tôi hiểu rằng nhiều doanh nhân vẫn không chắc chắn về việc lưu trữ dữ liệu trên đám mây. Microsoft đã đặt tiêu chuẩn rất cao cho chính mình bằng cách tạo ra công cụ OneDrive, đặt mức độ bảo mật cao nhất có thể thành ưu tiên tuyệt đối. Tất nhiên, là người dùng, bạn có rất nhiều tùy chọn để tùy chỉnh quyền truy cập vào thông tin được thu thập trên đám mây, bao gồm cả cách quản lý và chỉnh sửa.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng toàn bộ dịch vụ hoạt động trên cơ sở một số hệ thống bảo mật chuyên biệt. Không có gì ngạc nhiên khi nhà sản xuất đã quản lý để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 27018 nghiêm ngặt về bảo vệ dữ liệu. Trong trường hợp này, tất cả các tệp và thư email đều được mã hóa bằng phương pháp TLS. Cấp độ mã hóa tiếp theo là PFS hoặc Perfect Forward Secrecy. Thông tin được truyền đi được cung cấp bằng hai khóa mã hóa tạm thời. Có một lý do tại sao tiêu chuẩn này cũng được sử dụng bởi những người khổng lồ như Twitter.

Điều quan trọng cần lưu ý là bất kỳ truy cập trái phép nào vào dữ liệu đều được báo cáo ngay lập tức. Người dùng không chỉ nhận được email có cảnh báo mà còn nhận được tin nhắn được gửi trực tiếp đến điện thoại di động dưới dạng SMS. Tất cả điều này đảm bảo mức độ bảo mật thực sự cao và cho phép một nhóm lớn người làm việc hiệu quả và trơn tru, ngay cả khi họ không tiếp xúc với nhau.

Exchange Online nâng cao Outlook

Một lợi ích đáng kể khác liên quan đến việc giúp làm việc trong một nhóm lớn dễ dàng hơn là sự hiện diện của một công cụ Exchange Online bổ sung. Tuy nhiên, tôi cảnh báo ngay rằng bạn sẽ không tìm thấy nó trong gói Office 365 Business cơ bản. Nó có các phiên bản Premium và Essentials, và theo ý kiến ​​của tôi, nếu chỉ vì lý do đó, nó thực sự đáng để sử dụng gói cao hơn.

Hầu hết các doanh nhân đều quen thuộc với các cơ hội do phần mềm Microsoft Outlook mang lại. Tại đây, chúng tôi lại truy cập công cụ ở cấp trình duyệt web, vì vậy bạn có thể chạy nó ngay cả trên máy tính bảng hoặc điện thoại di động. Exchange Online mở rộng khả năng của nó và sẽ là một lựa chọn tuyệt vời, đặc biệt là đối với những công ty có nhiều nhân viên thực địa.

Bản thân công cụ này là một hộp thư bổ sung, riêng lẻ cho mỗi người dùng sử dụng gói này. Dung lượng có sẵn cho tin nhắn lên đến 50 GB. Sự kết hợp của cả hai chương trình tạo ra một sự kết hợp đặc biệt giúp quản lý một nhóm lớn người dễ dàng hơn. Trong số những thứ khác, bạn có thể điền vào lịch họp và cung cấp lịch họp từ xa cho tất cả nhân viên. Nó cũng rất tốt để lên lịch các cuộc họp với khách hàng. Thông tin được tạo bằng cả hai công cụ chỉ có thể được truy cập ở dạng có thể đọc được hoặc có thể chỉnh sửa và tất nhiên mọi thay đổi luôn hiển thị ngay lập tức.

Nhóm, Yammer và PowerApps

Một trong những bổ sung quan trọng và theo tôi, hấp dẫn nhất là các lệnh. Ứng dụng này dành cho công việc nhóm của các nhóm có quy mô khác nhau và cho phép bạn tạo cấu trúc dữ liệu liên quan đến lệnh này. Ngoài ra, nó cho phép bạn khởi chạy các ứng dụng khác cung cấp các chức năng khác nhau cho một lệnh nhất định.

Thiết lập Yammer cũng có vẻ thú vị, mặc dù nó không phổ biến ở nước ta, nhưng theo tôi thì rất đáng để kiểm tra khả năng của nó. Ứng dụng tạo ra một loại mạng xã hội trong một công ty hoặc tập đoàn cụ thể. Đây là một công cụ được thiết kế để làm việc trong một nhóm lớn. Trong khuôn khổ của chương trình, có thể tạo các nhóm người dùng riêng biệt, chẳng hạn theo dự án của họ. Tùy thuộc vào cấu hình, các nhóm người dùng này có thể giao tiếp với nhau và chia sẻ dữ liệu hoặc thông tin trong một nhóm người dùng nhất định có thể bị ẩn với những người khác.

Cũng cần lưu ý rằng bạn có thể viết các ứng dụng của riêng mình bằng dịch vụ PowerApps, dịch vụ này có thể được cung cấp theo cách khá đơn giản và không yêu cầu kỹ năng lập trình sâu rộng. Tất cả các tiện ích bổ sung này tích hợp tốt với nhau và dữ liệu được lưu trữ trong vùng của lệnh này. Điều này đảm bảo hoạt động an toàn và tăng đáng kể hiệu quả của nó. Nhóm là một giải pháp lý tưởng cho việc thực hiện các nhiệm vụ và dự án của một nhóm người, vì nó cũng hoạt động như một trình nhắn tin trò chuyện và cuộc gọi điện video. Lịch sử của các cuộc trò chuyện và trò chuyện được lưu trữ trong nhóm. Nếu tôi mô tả bằng một câu rằng các đội chơi tốt như thế nào, thì nó sẽ giống như thế này. “Đã đọc Teams và làm việc trong đó, tôi không thể tưởng tượng được việc thực hiện các dự án mà không có sự tham gia của anh ấy.”

Office 365 giúp bạn tối ưu hóa chi phí của mình

Cuối cùng, tôi cũng nên nói một vài lời về các chi phí liên quan đến việc lựa chọn giải pháp này. Nếu công ty của bạn có nhiều nhân viên sử dụng phần mềm do Microsoft phát triển, việc mua Office 365 (bất kể bạn chọn tùy chọn nào) sẽ tối ưu hóa chi phí. Ở dạng tiêu chuẩn, mỗi người dùng, tức là nhân viên sử dụng các công cụ này, sẽ yêu cầu một giấy phép riêng biệt. Trong trường hợp của gói mà tôi đã mô tả, bạn nhận được nhiều giấy phép hơn với một khoản phí – tổng cộng là 15.

Quy tắc ở đây rất đơn giản, một gói đã mua:

  • 5 giấy phép máy tính (có thể là thiết bị PC hoặc Mac);
  • 5 giấy phép cho máy tính bảng;
  • 5 giấy phép để sử dụng trên điện thoại di động.

Với các nhóm nhân viên lớn hơn, đặc biệt là khi hầu hết họ làm việc tại hiện trường hoặc chỉ làm việc từ xa, điều này mang lại cho công ty một lợi thế tài chính to lớn. Bạn cũng nên nhớ luôn có quyền truy cập vào các phiên bản mới nhất của phần mềm. Trong phiên bản cổ điển, ví dụ: nếu bạn đã mua phần mềm Microsoft Office 2016, thì việc cập nhật lên các chương trình mới hơn sẽ chỉ có thể thực hiện được sau khi thay đổi giấy phép. Trong trường hợp của Office 365, các bản cập nhật đã được bao gồm trong giá, vì vậy, miễn là đăng ký có kết quả, bạn luôn có quyền truy cập vào các giải pháp mới nhất do nhà sản xuất cung cấp.